眾所周知，我國(guó)行政機(jī)關(guān)和部分事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的會(huì)議經(jīng)費(fèi)是國(guó)家和地方財(cái)政支出的一個(gè)組成部分。我們暫且把這一類依靠財(cái)政支出并由上述機(jī)關(guān)、單位和團(tuán)體舉辦的會(huì)議統(tǒng)稱為：政府會(huì)議。據(jù)粗略估算，近年來(lái)，我國(guó)財(cái)政部門每年用于政府會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出愈百億元。隨著我國(guó)財(cái)政職能的逐步轉(zhuǎn)變，政府采購(gòu)事業(yè)的積極推進(jìn)，將政府會(huì)議 納入政府采購(gòu)主體(即供應(yīng)商)范疇已經(jīng)成為各級(jí)財(cái)政部門下一步的一項(xiàng)重要任務(wù)，這也是做大政府采購(gòu)市場(chǎng)這塊“蛋糕”，加快政府財(cái)政職能轉(zhuǎn)換的一項(xiàng)有力舉措。
當(dāng)人們開始嘗試政府會(huì)議采購(gòu)時(shí)，往往會(huì)因缺乏對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)而感到難以著手。誠(chéng)然，過(guò)去的一段時(shí)間里也不乏一些實(shí)踐者，但他們僅僅是把政府會(huì)議簡(jiǎn)單地 當(dāng)作一般實(shí)物商品來(lái)采購(gòu)，忽略了政府會(huì)議自身的特性，因此，在認(rèn)識(shí)和實(shí)踐兩個(gè)方面都沒(méi)有產(chǎn)生應(yīng)有的反響，也不具有總結(jié)和推廣價(jià)值。
政府會(huì)議的特征及采購(gòu)的難點(diǎn)
一般地講，政府會(huì)議的特征可以列舉如下：支出的財(cái)政性。政府會(huì)議經(jīng)費(fèi)直接來(lái)源于財(cái)政支出；種類的多樣性。會(huì)議可以分成人大、政協(xié)代表大會(huì)、司法審判大會(huì)、政府部門工作會(huì)議、政府機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)交流會(huì)議、政府工作人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)會(huì)議等不同種類；舉辦地選擇的靈活性。從較長(zhǎng)的一段時(shí)期來(lái)講，一個(gè)部門或一個(gè)單位舉辦會(huì)議都不可能始終固定在一個(gè)地方和一個(gè)舉辦地點(diǎn)。等等。上述特征對(duì)人們認(rèn)識(shí)政府會(huì)議以及會(huì)議采購(gòu)是有一定意義的，但還不夠。如果把政府會(huì)議特征與會(huì)議采購(gòu)聯(lián)系起來(lái)考察，就會(huì)發(fā)現(xiàn)政府會(huì)議還有一個(gè)相當(dāng)重要的特征：勞務(wù)性。這個(gè)特征正是區(qū)別政府會(huì)議采購(gòu)與一般貨物商品采購(gòu)之所在。會(huì)議的勞務(wù)性具有無(wú)形和有形的雙重特點(diǎn)。所謂“無(wú)形”，是指它的價(jià)值主要體現(xiàn)在“服務(wù)”這一功能上，即人們?yōu)榕e辦會(huì)議需要付出的大量勞動(dòng)貢獻(xiàn)。所謂“有形”，是指會(huì)議的整個(gè)過(guò)程要消耗大量的實(shí)物產(chǎn)品，如食品、客房用品、會(huì)場(chǎng)設(shè) 施等等。所以，會(huì)議支出內(nèi)容既包括對(duì)服務(wù)人員辛勤勞動(dòng)付出的報(bào)酬，也包含對(duì)實(shí)物產(chǎn)品消耗的補(bǔ)償。而實(shí)物商品的采購(gòu)，主要體現(xiàn)為貨幣形態(tài)與實(shí)物形態(tài)的交換，人們蘊(yùn)涵在整個(gè)商品價(jià)值中的勞動(dòng)價(jià)值從直觀上往往容易忽略不計(jì)了。
事實(shí)上，正是會(huì)議的勞務(wù)性特征，給人們實(shí)施會(huì)議采購(gòu)帶來(lái)了許多困難：會(huì)議采購(gòu)客體(即需求方)需求的多變性。在會(huì)議場(chǎng)所選擇上采購(gòu)客體的心理需求往往是求新求奇，希望常變常新；會(huì)議產(chǎn)品組成的綜合性。會(huì)議作為一個(gè)完整的產(chǎn)品是由許多分支產(chǎn)品共同組成的，主要有：會(huì)場(chǎng)、餐飲、住宿、交通以及良好的服務(wù)等要素；會(huì)議采購(gòu)的多目標(biāo)性。價(jià)格并非是會(huì)議采購(gòu)唯一的決定因素，在許多情況下，對(duì)服務(wù)質(zhì)量的重視往往可以超過(guò)價(jià)格高低。此外，會(huì)議地點(diǎn)的遠(yuǎn)近、場(chǎng)地的大小以及新舊程度、內(nèi)外環(huán)境狀況、附近景觀資源、交通便利條件等等，這些目標(biāo)強(qiáng)調(diào)的次序會(huì)因客體需求的不同而不同。實(shí)際上會(huì)議采購(gòu)是相當(dāng)復(fù)雜的，它所涉及的制約因素是相當(dāng)多的。
會(huì)議采購(gòu)的基本原則
如上所述，會(huì)議采購(gòu)不能將其簡(jiǎn)單化地當(dāng)成一般實(shí)物商品來(lái)采購(gòu)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其特征來(lái)確定幾項(xiàng)基本原則，并據(jù)此實(shí)施具體操作事項(xiàng)。這些原則是：
以人大審定的年度預(yù)算支出數(shù)作為部門和單位的會(huì)議采購(gòu)經(jīng)費(fèi)限額原則。把政府會(huì)議納入政府采購(gòu)主體的一項(xiàng)主要目標(biāo)就是要壓縮政府會(huì)議經(jīng)費(fèi)開支。有多少錢，辦多少事。會(huì)議采購(gòu)經(jīng)費(fèi)規(guī)模只能控制在經(jīng)過(guò)人大批準(zhǔn)的年度部門預(yù)算開支范圍內(nèi)，不得突破。這是一條原則，也是一條紀(jì)律。采購(gòu)主客體各方都應(yīng)嚴(yán)格遵守。
實(shí)行以征求建議與網(wǎng)上公開招標(biāo)相結(jié)合的采購(gòu)原則。由于采購(gòu)客體需求的多樣性,采購(gòu)主體的千變?nèi)f化，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)雜性和獨(dú)特性，采購(gòu)的多目標(biāo)性，采購(gòu)量多和情勢(shì)的急迫性，都會(huì)使單一的非網(wǎng)上公開招標(biāo)采購(gòu)方法的使用受到限制，不能獲得最佳的經(jīng) 濟(jì)效益和實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)的最終目標(biāo)。必須把滿足采購(gòu)客體的基本需求作為整項(xiàng)工作的先 決條件，否則，產(chǎn)品質(zhì)量再好、價(jià)格再低，也不能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)客體和政府的期望目標(biāo)。因此，讓采購(gòu)客體與少數(shù)的采購(gòu)主體事先進(jìn)行接洽，彼此征求建議，再?gòu)闹刑岢觥白罴押妥詈蠼ㄗh”，然后按照公開的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)那些最佳和最后的建議進(jìn)行上網(wǎng)評(píng)價(jià)和比較，選出最能滿足采購(gòu)客體要求的供應(yīng)商。這樣的會(huì)議采購(gòu)將會(huì)比較充分滿足各方的期望值，才會(huì)比較理想。
現(xiàn)階段實(shí)行集中化和分散化的分層采購(gòu)原則。從理論上講，集中采購(gòu)有利于制定和實(shí)施統(tǒng)一的采購(gòu)政策，有利于對(duì)高價(jià)值和高風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)進(jìn)行管理；而分散采購(gòu)則可以保持低價(jià)值和低風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)的靈活性和采購(gòu)速度。事實(shí)上，現(xiàn)階段政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)只能做些力 所能及的事情，統(tǒng)攬所有政府會(huì)議采購(gòu)任務(wù)是不現(xiàn)實(shí)的。通過(guò)挑選一部分金額高、影響大、規(guī)模大的政府會(huì)議作為政府采購(gòu)目標(biāo)，把其它大量的、影響次要的、規(guī)模較小的、開支不大的政府會(huì)議交給所在部門和單位去舉辦，有利于發(fā)揮兩方面的優(yōu)勢(shì)和積極性，取得較好的效果。將來(lái)一旦條件成熟，政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)也可以逐步擴(kuò)大政府會(huì)議采購(gòu)的范圍。
采購(gòu)過(guò)程控制原則。由于會(huì)議采購(gòu)機(jī)關(guān)無(wú)法對(duì)會(huì)議產(chǎn)品進(jìn)行事先“測(cè)試”，選擇評(píng)價(jià)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)只能來(lái)源于參照對(duì)象的經(jīng)驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)部門標(biāo)準(zhǔn)，加上對(duì)供應(yīng)商的實(shí)地考察預(yù)期，因此，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程控制是有必要的。除了司法監(jiān)察部門、社會(huì)輿論以及采購(gòu)機(jī)關(guān)的直接和間接控制以外，對(duì)采購(gòu)過(guò)程控制的主要手段還應(yīng)該包括以下幾項(xiàng)：(1)保證金制度。即要求已列入采購(gòu)機(jī)關(guān)名單的供應(yīng)商必須向采購(gòu)機(jī)關(guān)交納一定數(shù)額的保證金，這樣才能有效地保證投標(biāo)者完整準(zhǔn)確地履行投標(biāo)和合約義務(wù)和責(zé)任。(2)信息反饋制度。 除了要求采購(gòu)客體根據(jù)自身需要及時(shí)向采購(gòu)機(jī)關(guān)提供會(huì)議產(chǎn)品的使用效果信息以外，更重要的還是要求投標(biāo)供應(yīng)商自參與投標(biāo)之時(shí)起就必須按規(guī)定向采購(gòu)機(jī)關(guān)反饋有關(guān) 信息，違反該制度的，采購(gòu)機(jī)關(guān)將給以相應(yīng)的處罰，如取消其投標(biāo)或中標(biāo)資格，等等。(3) 公告名單制度。對(duì)中標(biāo)的供應(yīng)商，采購(gòu)機(jī)關(guān)有義務(wù)在網(wǎng)上以及當(dāng)?shù)赜杏绊懙膱?bào)紙上刊登 公告，這也是政府采購(gòu)機(jī)關(guān)落實(shí)“公正、公開、公平”原則的一項(xiàng)重要措施。
地域相對(duì)集中原則。采購(gòu)客體對(duì)采購(gòu)主體所在地域選擇的多變性會(huì)給采購(gòu)機(jī)關(guān)的 工作尤其是會(huì)議經(jīng)費(fèi)的支付帶來(lái)很大的困難。從降低采購(gòu)成本、提高會(huì)議經(jīng)費(fèi)效率角度 考慮，適當(dāng)限定會(huì)議采購(gòu)主體地域范圍是很有必要的。從中央來(lái)講，以國(guó)域?yàn)榻缦薇容^合適；從地方來(lái)講，以省域?yàn)榻缦薇容^合適?？傊?，根據(jù)采購(gòu)機(jī)關(guān)行政級(jí)別或顧及范圍 來(lái)劃定采購(gòu)主體地域界限是比較可行的一種辦法。另外，對(duì)在境外舉辦的會(huì)議采購(gòu)行為國(guó)家采購(gòu)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)以專門的采購(gòu)指令的形式加以規(guī)范，以便各地采購(gòu)機(jī)關(guān)參照?qǐng)?zhí)行。
來(lái)源：中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)
