采購文件存檔保管過程中，代理機(jī)構(gòu)經(jīng)常會(huì)碰到管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力、資料查找困難、文件經(jīng)常丟失等問題。針對(duì)這些痛點(diǎn)，本文剖析了檔案管理工作應(yīng)具備的基本功能、關(guān)鍵管理要素和不同管理手段，對(duì)過程文件作了分類，在此基礎(chǔ)上給出檔案管理的幾種信息化解決方案，且進(jìn)行了對(duì)比分析。
一、前言
招標(biāo)采購檔案是招標(biāo)投標(biāo)過程中形成的各類資料的集合，是具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是對(duì)招標(biāo)全過程的真實(shí)反映，對(duì)于招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)督管理部門等主體均有重要意義。
對(duì)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)而言，檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在：從外部角度看，檔案記錄是行政主管部門監(jiān)督檢查、招標(biāo)人對(duì)代理機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量評(píng)估的主要依據(jù)；從內(nèi)部角度看，檔案管理是提高企業(yè)服務(wù)能力、提升項(xiàng)目管理水平的重要抓手。
招標(biāo)檔案信息化的作用和意義包括：
（一）是社會(huì)與檔案事業(yè)發(fā)展的需要
檔案部門作為收集、處理、保存信息資源的平臺(tái)，如果檔案管理水平長期處于落后狀態(tài)，那么檔案信息資源的開發(fā)將會(huì)受到不利影響。因此有必要以現(xiàn)代化建設(shè)管理方法推進(jìn)檔案管理，通過檔案信息化建設(shè)提高檔案工作效率和工作質(zhì)量，使檔案部門得以發(fā)揮其應(yīng)有的職能和作用。
（二）是檔案價(jià)值開發(fā)利用的需要
傳統(tǒng)的檔案管理辦法環(huán)節(jié)煩瑣，使得檔案的價(jià)值長期得不到發(fā)掘。在信息化條件下，檔案管理人員能夠及時(shí)、全面地收集到各種有利于單位發(fā)展的外部信息，并以此進(jìn)行用戶需求分析，及時(shí)、有針對(duì)性地開發(fā)本單位檔案信息。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠進(jìn)一步挖掘檔案的潛在價(jià)值，加速資源的共享與傳播利用。例如，通過對(duì)歷史檔案數(shù)據(jù)資料整理分析，形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)，貨物類如不同產(chǎn)品的供應(yīng)商庫、價(jià)格水平信息，工程類如不同專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的供應(yīng)商庫、資質(zhì)信息等。對(duì)這些數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行脫敏處理后，可以向內(nèi)外部提供一些增值服務(wù)，如可以向招標(biāo)人后續(xù)類似項(xiàng)目招標(biāo)提供信息支持，可以向造價(jià)咨詢單位或部門提供市場價(jià)格信息。
（三）是組織提高決策效率、促進(jìn)創(chuàng)新的需要
進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、檔案信息資源合理開發(fā)和利用，就能夠更好地為公司的各項(xiàng)決策活動(dòng)提供重要的依據(jù)。組織領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策的同時(shí)需要迅速、準(zhǔn)確地查考組織中的各種資源，而傳統(tǒng)的檔案管理方式早已不能滿足利用要求。因此，檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了公司發(fā)展的迫切需要，是創(chuàng)新當(dāng)前檔案工作的重要方面，也是公司檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
二、招標(biāo)采購檔案內(nèi)容
按照儲(chǔ)存介質(zhì)不同，采購檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩類。以公開招標(biāo)為例，無論是政府采購還是企業(yè)采購，一般需要招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)留存的檔案有以下兩類：
（一）紙質(zhì)檔案
前期準(zhǔn)備文件（項(xiàng)目批復(fù)文件/代理委托協(xié)議/采購方案等）、發(fā)標(biāo)階段（招標(biāo)公告/招標(biāo)文件/澄清文件/標(biāo)書購買記錄/踏勘答疑記錄等）、開標(biāo)階段（投標(biāo)文件接收記錄/投標(biāo)人簽到表/報(bào)價(jià)表/唱價(jià)記錄/投標(biāo)文件等）、評(píng)標(biāo)定標(biāo)階段（評(píng)委簽到表/評(píng)標(biāo)報(bào)告及附件/中標(biāo)候選人公示/中標(biāo)通知書/異議或投訴處理記錄等）。
（二）電子檔案
采用非電子招標(biāo)方式的采購，電子檔案原則上與紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持一致。
采用電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)進(jìn)行招標(biāo)全流程操作的，平臺(tái)一般具備歸檔模塊，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)過程文件自動(dòng)歸檔，并按照邏輯關(guān)系生成電子檔案；除此之外，根據(jù)《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》（發(fā)展改革委令第20號(hào)），還應(yīng)具備記錄電子招標(biāo)投標(biāo)中涉及的操作時(shí)間和人員，以及評(píng)標(biāo)全過程錄像自投標(biāo)有效期結(jié)束之日起存檔90日以上的功能。
三、檔案管理功能及管理手段
（一）檔案管理功能及要素
一個(gè)完整的檔案管理過程包括檔案的收集、整理、保存、利用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)。具體到招標(biāo)代理采購檔案管理，離不開以下幾個(gè)關(guān)鍵要素：
1．制度
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)需要建立科學(xué)的管理制度，對(duì)采購過程資料的內(nèi)容、歸檔時(shí)間、分類、立卷、移交、保管、借用、歸還、統(tǒng)計(jì)、盤點(diǎn)、銷毀等制訂具體的規(guī)則與流程。因招標(biāo)代理檔案具有一定的特殊性，企業(yè)管理制度要求不應(yīng)違背《政府采購法》《檔案法》《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》等相關(guān)法律法規(guī)以及采購人對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的管理要求。
2．人員
招標(biāo)代理檔案應(yīng)安排專人管理，要求管理人員具備檔案管理、招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)、招標(biāo)投標(biāo)流程等方面的專業(yè)基礎(chǔ)，熟悉檔案管理制度，具有高度的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德。需要對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的人員，還應(yīng)具備一定的信息化管理知識(shí)和系統(tǒng)操作能力。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)還應(yīng)配套建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰機(jī)制，對(duì)人員進(jìn)行考核。
3．場所
招標(biāo)檔案的安全性體現(xiàn)在：一是不發(fā)生火災(zāi)、霉變、水浸、鼠災(zāi)等自然事故，二是不出現(xiàn)丟失、泄密等人為事故。招標(biāo)檔案的保存時(shí)間一般較長，以政府采購為例，要求檔案保存時(shí)間至少15年。檔案存放室應(yīng)當(dāng)具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設(shè)施，不得在危險(xiǎn)和不安全的環(huán)境中保管檔案。電子檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案密級(jí)，機(jī)房建設(shè)應(yīng)達(dá)到相應(yīng)的安全等級(jí)。
（二）管理手段
信息資源管理學(xué)家馬爾香和克內(nèi)斯萊英的信息管理理論中，將信息管理分為四個(gè)發(fā)展階段，即信息物理控制階段、信息技術(shù)管理階段、信息資源管理階段、知識(shí)管理階段。檔案管理手段的歷史沿革，可參照上述理論分為幾個(gè)階段：
1．物理控制
手工管理階段。特點(diǎn)是不借助任何數(shù)字化手段，采取人工目視、手動(dòng)登記方式，管理的核心是臺(tái)賬記錄，包括入庫臺(tái)賬、出庫臺(tái)賬、銷毀臺(tái)賬等。目前很多招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)仍采用這種管理方式，缺點(diǎn)是管理效率低，在檔案數(shù)量較多的情況下，無論是檔案出入庫，還是檔案盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)，都會(huì)耗費(fèi)大量的人力成本。
2．技術(shù)管理
半自動(dòng)化管理階段。特點(diǎn)是引入二維碼、RFID等技術(shù)，給物理檔案貼上標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識(shí)，同時(shí)借助信息化管理軟件及標(biāo)簽識(shí)別設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案的半自動(dòng)化管理。這種方式很大程度上提高入庫、出庫、盤點(diǎn)效率，而且結(jié)合安全閘機(jī)，可實(shí)現(xiàn)檔案非正常離庫的報(bào)警功能，提高檔案保管的安全性。
3．資源和知識(shí)管理
全電子化管理階段。在國家簡政放權(quán)的背景下，從政府采購到一些行業(yè)的大型企業(yè)采購，都已大力推行電子招標(biāo)投標(biāo)?！峨娮诱袠?biāo)投標(biāo)辦法》中規(guī)定：數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)具有同等法律效力。《檔案法》第三十七條規(guī)定：電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。綜上，招標(biāo)檔案的全電子化管理已是大勢所趨。這種方式的特點(diǎn)是檔案電子化，保存在磁盤陣列或云存儲(chǔ)等設(shè)備上，設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，管理人員可通過信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的全數(shù)字化管理。在實(shí)現(xiàn)檔案基本管理的基礎(chǔ)上，還可以對(duì)檔案信息分類、二次處理分析，形成資源和知識(shí)，進(jìn)而提供數(shù)字資產(chǎn)帶來的增值服務(wù)。
四、檔案信息化管理方案
無論是半自動(dòng)化還是全電子化的管理方式，都有其適用場景。下面對(duì)幾類主流的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案做簡要描述。
（一）二維碼方案
通過二維碼，賦予每一份紙質(zhì)檔案（檔案盒、檔案袋等）一個(gè)唯一的“身份”標(biāo)識(shí)，借助標(biāo)識(shí)、閱讀器及后臺(tái)的管理軟件等實(shí)現(xiàn)檔案的入庫登記、借閱、歸還、盤點(diǎn)、銷毀等各類檔案管理功能。主要管理功能如下：
1．二維碼生成
二維碼中保存檔案內(nèi)容的摘要信息。根據(jù)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，二維碼中一般需包含檔號(hào)、索取號(hào)（即存址號(hào)）、項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目年份、招標(biāo)人名稱、保存期限等，也可以根據(jù)需要增加其他如招標(biāo)類型、項(xiàng)目類型等關(guān)鍵信息。
2．二維碼采集
使用掃描槍采集二維碼信息，傳輸?shù)焦芾砗笈_(tái)，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，作為出入庫、盤點(diǎn)等其他管理過程的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
3．出入庫
管理員通過掃描二維碼可以讀取檔案摘要信息、位置信息，做到準(zhǔn)確定位檔案，進(jìn)而可高效完成出入庫操作，同時(shí)管理平臺(tái)可記錄檔案的在位狀態(tài)。
4．清點(diǎn)
進(jìn)行檔案盤點(diǎn)時(shí)，通過掃描槍快速讀取二維碼并與管理平臺(tái)中信息比對(duì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)量、在位狀態(tài)等信息統(tǒng)計(jì)匯總。
（二）RFID方案
RFID采用的也是標(biāo)簽技術(shù)，檔案管理功能實(shí)現(xiàn)原理與二維碼方案類似。不同點(diǎn)體現(xiàn)在：
1．RFID屬于電子標(biāo)簽，信息存儲(chǔ)在RFID芯片中
RFID數(shù)據(jù)采集為非接觸式，在一定距離范圍內(nèi)，閱讀器可自動(dòng)采集RFID信息，每秒可讀取幾百個(gè)標(biāo)簽。對(duì)于檔案盤點(diǎn)而言優(yōu)勢很大。
2．標(biāo)簽可重復(fù)使用
標(biāo)簽信息量大，可重復(fù)使用，且標(biāo)簽抗腐蝕性強(qiáng)、不易被污損，使用壽命長。
3安全性高
一方面是標(biāo)簽本身可設(shè)置密碼保護(hù)，防止信息被篡改；另一方面，配合門形通道天線，檔案如被非法取走、經(jīng)過通道時(shí)可自動(dòng)報(bào)警。
4．適用場景廣，靈活度高
RFID射頻識(shí)別設(shè)備可集成在點(diǎn)檢車、智能密集柜、智能檔案柜等載體上，適用場景廣，靈活度高。
（三）電子檔案系統(tǒng)管理方案
電子招標(biāo)投標(biāo)已是大勢所趨，省、市、縣各級(jí)公共資源交易中心已經(jīng)廣泛采用電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)的全流程操作，眾多大型國有企業(yè)通過自有的采購交易系統(tǒng)完成企業(yè)采購，市場上也有大量由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、交易平臺(tái)廠商等第三方機(jī)構(gòu)運(yùn)營的交易平臺(tái)。《檔案法》第三十五條規(guī)定：各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用；檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。由此看來，隨著電子招標(biāo)投標(biāo)的大力推行，建設(shè)配套的電子檔案管理信息系統(tǒng)也逐漸成為各采購主體的剛需。
對(duì)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)而言，構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)關(guān)鍵設(shè)計(jì)要點(diǎn)如下：
1．管理對(duì)象
采用非電子招標(biāo)方式的，系統(tǒng)管理對(duì)象為各類過程文件的電子檔，需要通過掃描儀等設(shè)備對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后導(dǎo)入系統(tǒng)；采用電子招標(biāo)方式的，系統(tǒng)管理對(duì)象為線上各階段流程生成、留存的過程文檔。若招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)為自有系統(tǒng)，可直接通過系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口進(jìn)行數(shù)據(jù)接入；若招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)為非自有系統(tǒng)，則需要與對(duì)端系統(tǒng)建立接口接收數(shù)據(jù)，或者由招標(biāo)代理人員下載數(shù)據(jù)后進(jìn)行導(dǎo)入。
2．軟件功能
電子檔案系統(tǒng)中檔案整理、移交、接收、保管、利用、編研等相關(guān)功能基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system（OAIS）-Reference model）設(shè)計(jì)功能框架。
3．硬件設(shè)備配置
基礎(chǔ)配置方面，一般至少應(yīng)配置數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、WEB服務(wù)器等計(jì)算設(shè)備，磁盤陣列等存儲(chǔ)設(shè)備，交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。也可以選擇租用各云計(jì)算服務(wù)商的云主機(jī)、云存儲(chǔ)等資源。
為確保數(shù)據(jù)不丟失，系統(tǒng)一般具有數(shù)據(jù)備份機(jī)制，將數(shù)據(jù)備份至磁帶庫或者光盤介質(zhì)。
系統(tǒng)安全方面，鑒于招標(biāo)采購檔案數(shù)據(jù)的敏感性，應(yīng)遵循國家有關(guān)信息安全法律法規(guī)原則，建議參照《信息安全等級(jí)保護(hù)管理辦法》第三級(jí)的防護(hù)要求對(duì)局域網(wǎng)和核心數(shù)據(jù)庫進(jìn)行防護(hù)。
（四）方案對(duì)比及適用性分析
幾類信息化管理方案對(duì)比見表1。
相比傳統(tǒng)管理模式，幾類信息化方案都能帶來管理水平的提升，且在智能化水平、功能豐富性、安全性等方面電子檔案系統(tǒng)方案最優(yōu)，RFID方案次之。智能化水平越高，成本相應(yīng)也越高。
五、結(jié)束語
通過二維碼、RFID、電子檔案管理系統(tǒng)等技術(shù)為檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來了可能性。主要帶來的價(jià)值一是采用自動(dòng)識(shí)別手段，提高查閱、盤點(diǎn)等操作效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案在位監(jiān)管，提高資產(chǎn)保全率；三是減少檔案遺失問題，從而避免財(cái)產(chǎn)損失，杜絕泄密事件的發(fā)生；四是通過信息化手段將檔案統(tǒng)一入庫后，通過數(shù)據(jù)的二次加工、分析、統(tǒng)計(jì)，形成數(shù)字資產(chǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)管理等提供有力支撐。
最智能的不一定是最合適的，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合檔案規(guī)模、自身或采購人存檔要求、公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求、信息化建設(shè)預(yù)算等因素，綜合考慮，選擇適合自身的檔案管理方式。
作者：劉永金
作者單位：中通服咨詢?cè)O(shè)計(jì)研究院有限公司
來源：《招標(biāo)采購管理》
