物業(yè)管理服務類項目怎么采
http://www.zhuyuchen.cn
發(fā)布日期：2014年09月03日
編者按 《國務院辦公廳關于政府向社會力量購買服務的指導意見》施行后，政府購買服務工作正在全面鋪開，各地政府在探索中不斷擴大了政府購買服務的范圍，也取得了一定成效。據(jù)了解，對于政府購買的服務類項目，各地一般采取政府采購的方式來完成。本報特邀業(yè)界人士對此類項目在政府采購過程中的制度、流程及操作等方面進行積極探索，并陸續(xù)推出不同服務項目怎么采的探討。本期刊發(fā)物業(yè)管理服務采購方面的探討，與讀者分享。
準確界定物業(yè)管理采購范圍
物業(yè)管理是指通過服務外包的方式實現(xiàn)采購單位（主要是機關辦公場所）的保潔、保安、會議、綠化、維修、餐飲、車輛組織等日常綜合性的服務。
住宅類的物業(yè)管理范圍主要指對業(yè)主的共有部分進行管理服務，對業(yè)主的專有部分并不負責。若業(yè)主需要，須專項委托。而政府采購類項目物業(yè)產權往往屬單個業(yè)主所有即政府所有，物業(yè)使用人僅是為數(shù)不多的幾個或單個，專有與共有服務部分區(qū)別并不如住宅物業(yè)那樣明顯，若物業(yè)管理服務范圍仍按原界定進行劃分，顯然是服務范圍過窄。若采購單位對專有部分又須另行委托顯然不可取，也有可能背離采購單位之初衷。
因此，公共物業(yè)管理范圍除了大樓共有部分還包括由業(yè)主指定的專用部分。要準確界定政府采購的物業(yè)管理服務范圍，采購單位須熟知物業(yè)管理與后勤管理的區(qū)別與類同，將一些物業(yè)管理未包含但屬后勤管理的內容進一步歸入物業(yè)管理范圍，使原先后勤管理中服務職能全部歸入物業(yè)管理，例如各辦公室室內清掃、清潔，辦公設備維修，會議室的服務，傳達室服務等。
考量投標文件、業(yè)績和答辯
在評標過程中，比較通行的做法是將投標文件、業(yè)績、答辯按不同的分值進行分配，有的還要加權平均計算。筆者認為，物業(yè)管理評審中，上述三要素每一項所占的比例缺少一個科學的標準，所以要重視各個環(huán)節(jié)的評價。
對于投標文件，首先要評價其對招標文件的響應程度，要看各個工種配置的合理性，各工種工作程序的科學性及實效性。當然，投標文件的報價也是非常重要的評價因素。
業(yè)績評價就是對一個投標公司已有業(yè)績的評價，一般通過現(xiàn)場考察來完成。目前有些項目的評標對現(xiàn)場的考察做得比較倉促。筆者認為，對項目的考察不但要看外表，還要注重諸如其設備內在質量控制記錄、檢修檢測記錄、保潔、會議、要人服務標準及各種反饋記錄的完整，各種應急預案實效的檢查以及直接與被服務的業(yè)主的訪問、交談，從而確定投標公司的經驗、公司文化以及服務水準。
物業(yè)管理服務是一種人對人的直接服務，選擇好服務隊伍重點是選擇好人。在評標中安排有答辯的環(huán)節(jié)，在多數(shù)情況下要求投標公司的領導及項目經理參加，這是一個重要的考察步驟。這一環(huán)節(jié)要有較充足的時間。通過答辯可以進一步了解投標單位的文化理念、服務意識，對物業(yè)管理后勤改革特點理解的深度，可以通過擬定一些問答題考察項目經理處理問題的態(tài)度、經驗及個人的素質能力。不過分地講能選擇到一個政策水平高、責任心強、服務有經驗、與業(yè)主易溝通、好配合的項目經理，招標工作及今后的物業(yè)管理服務工作就成功了一半。
根據(jù)需求和定位合理選擇最低價格
在物業(yè)管理采購中，不少單位采用最低評標價法進行評標。最低評標價法在降低采購成本、節(jié)約采購預算及減少采購單位干預等方面具有一定成效，但片面或者一味地追求低價，也會帶來一些弊端。
首先，由于目前大多數(shù)物業(yè)管理服務采購需求無衡量標準，資金預算沒有一個確定的依據(jù)，服務方案、內容和要求不具體、不準確、不統(tǒng)一，有時服務人數(shù)甚至都無法確定。如果此時堅持采用最低評標價法評標，則物業(yè)管理供應商很可能會通過"挑字眼"、"擦邊球"、"鉆空子"等方式，直接或間接提供不合理的低價謀求中標或成交。
其次，即使物業(yè)供應商以略高于成本價的低價中標或成交，但為挖掘有限的利潤空間勢必大幅壓縮成本或變相調整價格，例如，減少承諾的人員配置、對理應支付較高工資的特殊人員仍然按國家最低工資標準支付、降低服務檔次等。這樣不但物業(yè)管理項目不能吸引高素質的人才，也留不住原有的優(yōu)秀員工，管理和服務人員流失嚴重，長此以往，也必然導致管理與服務質量下降，給采購單位帶來損失。
因此，在物業(yè)管理政府采購過程中盲目使用最低評標價法，片面追求中標或成交價絕對最低化是一種短視行為。只有在不斷推進物業(yè)管理采購需求明細化、預算準確化和采購規(guī)范化的過程中，根據(jù)采購單位自身的物業(yè)定位與服務要求，客觀分析和合理比較，才能讓最低評標價法真正合理可信，進而通過競爭遴選出真實的最低中標或成交價格。
綜合評分法不利于拉開檔次
公開招標中的綜合評分法為目前物業(yè)管理政府采購過程中比較常用的評標方法。作為服務類采購項目，放棄對服務質量的要求，一味認同絕對最低價，顯然是不合理的，因此，通常價格分設置為20-30分。物業(yè)管理政府采購中執(zhí)行的綜合評分因素應以價格、服務、業(yè)績、財務狀況、信譽、對招標文件響應程度等六方面為主。其中，對服務方案的評價可添加崗位專業(yè)人員上崗證書等客觀量化的評分細則，使評分因素更具體、更可比、更統(tǒng)一。綜合評分法的各個條目，仍有偏主觀、好中差界定不明等問題，印象分所占比例仍較大，評審專家的自主權限和自由發(fā)揮的余地過多，有時憑幾條主觀分差之和，即可抵消投標價差異所帶來的分差。
根據(jù)相關政策法規(guī)，物業(yè)管理采購還會選用談判中的綜合評分法。此種方法先把供應商的最終報價擱置一邊，對服務方案、業(yè)績、信譽等其他方面進行綜合評分，與最高綜合得分相差10% 的均為第一檔次，在此檔次內再選取相對的最低價確定為成交價。在此種方法中，由于除去了價格分，因此其他打分因素的分值相應提高，每一項所占的權重也更大，但因為核定的拉分檔次設置為10%，決定了采用此種方法的最終結果，是根本拉不開高中低檔，幾乎所有供應商的綜合得分均在同一檔次內，最終仍然只能靠價格確定成交，基本失去了使用此種方法的意義。
選擇評審專家須避免三種情況
目前，各地房地產主管部門均已建立物業(yè)管理評標專家?guī)欤少徛毮芘c住宅類項目招標職能并不是統(tǒng)一歸口，在政府采購物業(yè)管理過程中不時會借調住宅類項目物業(yè)管理評審專家。對此，在采購類物業(yè)管理評審專家選擇環(huán)節(jié)上往往會存在以下三個問題。
一是評審專家選取不當，知識不對口。評審專家知識結構偏向住宅類項目物業(yè)管理，往往按住宅物業(yè)管理思路套用采購項目物業(yè)管理，對采購項目的要點與重點定位不準，無法體現(xiàn)采購項目的個性化特點。
二是時間倉促，短時間內不能吃透采購文件精神。評審專家在評標過程中必須對投標文件實質性響應招標文件情況，項目明細報價表與招標文件對應情況等嚴格把關，詳細評定，并且在短時間鑒別清楚對評審專家來說確實比較苛刻，往往都是當天開標評標，評標結果不能令人信服。
三是評標經驗不足。目前，公建類物業(yè)管理招標數(shù)量要遠遠少于住宅類項目，對評審專家的培訓工作也未有效展開，一些評審專家在接到評標通知以后就匆匆上陣，對政府采購相關的法律、規(guī)章制度和方針政策等方面的規(guī)定，對評標程序、步驟、方式、內容及評分規(guī)則等方面缺乏深入了解，評標現(xiàn)場顯得茫然而無所適。
筆者建議，較重大項目的評標應由政府物業(yè)主管部門、物業(yè)管理協(xié)會、有關大學物業(yè)管理專業(yè)等單位中抽取專家組成，并對其進行必要的引導和培訓，以體現(xiàn)政府招標采購的公信度。
采購單位應妥善安排物業(yè)銜接
采購單位應特別注意新老物業(yè)管理服務公司的交接問題。有些采購單位在參加物業(yè)政府采購之前，物業(yè)服務主要交由本單位職工負責，一旦新的物業(yè)服務商通過政府采購流程中標或成交，則需要妥善處理好原有物業(yè)人員問題。
通常物業(yè)服務公司會將這部分人員經培訓、調整后，仍納入服務人員的行列。如果物業(yè)管理項目不是新建項目，已經有物業(yè)管理服務公司入駐管理，那供應商在制作投標方案時，還要考慮前期如何與原服務公司做好交接，以及詳細的應急預案等內容，這些勢必會對物業(yè)方案中的人員配備及經費預算安排等產生一定影響。這部分影響雖然較小，但也是不可避免要考慮的重要因素。
另外，合理確定采購合同也很重要。由于政府采購的物業(yè)服務費用由財政部門負擔，實行先申請后使用，采購單位須每年向財政部門申報審批物業(yè)服務費用，可能會出現(xiàn)每年物業(yè)服務費用的金額不盡相同的現(xiàn)象。采購單位往往會采用一年一簽的方式來處理，但這種方法與物業(yè)管理工作的長期性、穩(wěn)定性不符。對此，筆者建議，采購單位如對物業(yè)管理服務滿意，可在原服務合同的基礎上續(xù)簽1-3 年，由此解決了服務周期過短、采購過于頻繁帶來的弊端。
經過深入調研、探討，根據(jù)《勞動法》及國家關于最低工資標準的規(guī)定，采購單位可逐步推行新的物業(yè)續(xù)簽合同的價格認定模式，即下一年度采購單位擬與原物業(yè)管理服務公司續(xù)簽合同時，如遇國家最低工資標準上漲等因素，在其他條件不變的情況下，允許供應商按新標準核定人員工資等經費支出，同比例增加相關稅費部分。此外，還可按原合同總額上浮不超過10%的標準簽訂新的物業(yè)管理服務合同。（洪云鋼）
來源：政府采購信息報
