采購記錄豈是“可有可無”
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發(fā)布日期：2011年09月09日
采購活動記錄是采購人或者采購代理機構(gòu)撰寫的采購活動情況報告，是采購文件的重要組成部分，需要長期保存，但在實際工作中人們時常忽視采購記錄。
忽視表現(xiàn)為“六不”
不記錄 一些采購人和代理機構(gòu)在辦理采購項目時，很注重程序規(guī)范，不注重采購活動記錄，一些人認為只要規(guī)范操作就行，記不記錄不就和“會議記錄”差不多嗎？沒什么作用，在代理機構(gòu)普遍面臨人少事多的情況下，記錄是“自尋煩惱”。還有些招標采購單位認為，招標項目需要做記錄，而詢價、單一來源等非招標方式采購則可“忽略不記”。
不及時 在招標采購現(xiàn)場，會遇到投標供應商質(zhì)疑、評標標準商討、廢標、中標結(jié)果確定等重大事項，這些均需要及時準確地記錄，采購人、代理機構(gòu)時常忙于組織有關(guān)人員討論決定，疏于記錄，即使事后“補課”，也難免有出入。
不完整 有的只對開標等活動現(xiàn)場情況進行記錄，對采購項目的資金安排、使用非招標方式原因等前期活動未做記錄，對確定中標人原因、合同價格等采購后期的活動情況亦未做記錄。還有些采購活動記錄篇幅很長，可對邀請供應商應當具備的資格這類關(guān)鍵性內(nèi)容則“略寫”。
人不專 沒有明確專門人員負責記錄。采購代理機構(gòu)因人手緊張，一人身兼數(shù)職，專人記錄很難保證，有主持人兼記錄的，有公證員兼記錄的，有監(jiān)管人員兼記錄的，有的采購活動記錄出現(xiàn)多個筆跡，誰有空閑誰記錄。
不真實 因多種因素影響，缺乏真實性的采購活動并不鮮見，有記錄人員“握筆三分主”，自以為是地妄加撰寫的，有應付上級檢查事后“按正常套路”補課的，更有一些別有用心的人偽造、變造采購活動記錄的。
不安全 采購記錄應裝訂成冊，歸檔保存，以確保文件的安全性。一些采購記錄未得到妥善保管，被隨意擺放，更為嚴重的是有些采購記錄被當作“廢書報紙”處理，還有些人為逃避責任伺機隱匿、銷毀采購活動記錄，以圖“查無對證”。
確保幾大要求
《政府采購法》對采購記錄的內(nèi)容做了明確規(guī)定，這些內(nèi)容在實際工作中還應該確保及時性、完整性、真實性和安全性，以使記錄具有意義。
及時性 明確專人負責采購活動的記錄，記錄人員要在采購活動的“第一現(xiàn)場”記錄活動“實況”，一個筆跡記錄到底，采購活動結(jié)束后要按照《政府采購法》的規(guī)定進行整理，形成完整的活動記錄。其他人員不應兼作記錄人。
完整性 無論是招標采購還是非招標采購，一個完整的采購活動記錄應是對采購全過程的綜合反映，既包括采購活動前期情況、采購活動現(xiàn)場情況，也包括采購活動的后續(xù)事宜，采購記錄不是“會議記錄”，而是重要的采購文件。
真實性 真實性是采購活動記錄的價值所在，現(xiàn)場記錄人員要以極端負責的態(tài)度搞好記錄工作，對活動情況不粉飾，保持“原貌”，更不得偽造、變造采購記錄。監(jiān)督人員、公證人員、采購人代表應在采購活動記錄文本上簽字核實。
安全性 所有采購活動記錄應及時整理裝訂，專檔保管，嚴禁擅自變賣、隱匿、銷毀，采購活動記錄還應做好“備份”，將活動記錄輸入計算機，制成光盤，長期保存。
來源：政府采購信息網(wǎng)
忽視表現(xiàn)為“六不”
不記錄 一些采購人和代理機構(gòu)在辦理采購項目時，很注重程序規(guī)范，不注重采購活動記錄，一些人認為只要規(guī)范操作就行，記不記錄不就和“會議記錄”差不多嗎？沒什么作用，在代理機構(gòu)普遍面臨人少事多的情況下，記錄是“自尋煩惱”。還有些招標采購單位認為，招標項目需要做記錄，而詢價、單一來源等非招標方式采購則可“忽略不記”。
不及時 在招標采購現(xiàn)場，會遇到投標供應商質(zhì)疑、評標標準商討、廢標、中標結(jié)果確定等重大事項，這些均需要及時準確地記錄，采購人、代理機構(gòu)時常忙于組織有關(guān)人員討論決定，疏于記錄，即使事后“補課”，也難免有出入。
不完整 有的只對開標等活動現(xiàn)場情況進行記錄，對采購項目的資金安排、使用非招標方式原因等前期活動未做記錄，對確定中標人原因、合同價格等采購后期的活動情況亦未做記錄。還有些采購活動記錄篇幅很長，可對邀請供應商應當具備的資格這類關(guān)鍵性內(nèi)容則“略寫”。
人不專 沒有明確專門人員負責記錄。采購代理機構(gòu)因人手緊張，一人身兼數(shù)職，專人記錄很難保證，有主持人兼記錄的，有公證員兼記錄的，有監(jiān)管人員兼記錄的，有的采購活動記錄出現(xiàn)多個筆跡，誰有空閑誰記錄。
不真實 因多種因素影響，缺乏真實性的采購活動并不鮮見，有記錄人員“握筆三分主”，自以為是地妄加撰寫的，有應付上級檢查事后“按正常套路”補課的，更有一些別有用心的人偽造、變造采購活動記錄的。
不安全 采購記錄應裝訂成冊，歸檔保存，以確保文件的安全性。一些采購記錄未得到妥善保管，被隨意擺放，更為嚴重的是有些采購記錄被當作“廢書報紙”處理，還有些人為逃避責任伺機隱匿、銷毀采購活動記錄，以圖“查無對證”。
確保幾大要求
《政府采購法》對采購記錄的內(nèi)容做了明確規(guī)定，這些內(nèi)容在實際工作中還應該確保及時性、完整性、真實性和安全性，以使記錄具有意義。
及時性 明確專人負責采購活動的記錄，記錄人員要在采購活動的“第一現(xiàn)場”記錄活動“實況”，一個筆跡記錄到底，采購活動結(jié)束后要按照《政府采購法》的規(guī)定進行整理，形成完整的活動記錄。其他人員不應兼作記錄人。
完整性 無論是招標采購還是非招標采購，一個完整的采購活動記錄應是對采購全過程的綜合反映，既包括采購活動前期情況、采購活動現(xiàn)場情況，也包括采購活動的后續(xù)事宜，采購記錄不是“會議記錄”，而是重要的采購文件。
真實性 真實性是采購活動記錄的價值所在，現(xiàn)場記錄人員要以極端負責的態(tài)度搞好記錄工作，對活動情況不粉飾，保持“原貌”，更不得偽造、變造采購記錄。監(jiān)督人員、公證人員、采購人代表應在采購活動記錄文本上簽字核實。
安全性 所有采購活動記錄應及時整理裝訂，專檔保管，嚴禁擅自變賣、隱匿、銷毀，采購活動記錄還應做好“備份”，將活動記錄輸入計算機，制成光盤，長期保存。
來源：政府采購信息網(wǎng)
