如何做好招標(biāo)業(yè)務(wù)工作
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發(fā)布日期：2011年01月11日
在招標(biāo)工作中，一個很重要的特點就是嚴(yán)謹(jǐn)、索碎、溝通很多，程序復(fù)雜，在這一過程中如何能夠少出或者不出差錯，保證招標(biāo)工作的順利進行，這是招標(biāo)從業(yè)人員需要長期積累的素質(zhì)，筆者不揣冒味提出一些體會和大家討論。
1、要根據(jù)具體項目情況反復(fù)學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)以加深理解
人們總是抱怨招標(biāo)法規(guī)太多太亂，但你就是做這項工作的，或者說這就是你的工作，當(dāng)然你可以大加批判，但做為業(yè)內(nèi)中人，具體工作中還是要以如何懂法和用法為主要工作。遇到問題就要下點功夫來查法律法規(guī)，不能想當(dāng)然認為該怎么辦，法規(guī)大概是什么意思，要舍得下點力量查清相關(guān)法律法規(guī)的要求，弄清楚法律是怎樣規(guī)定的，法規(guī)有無相關(guān)規(guī)定，究竟有沒有相關(guān)條款要求？是有一個地方還是有不止一個地方做出規(guī)定，查清之后再研究應(yīng)當(dāng)如何執(zhí)行，如果當(dāng)時招標(biāo)工作來不及就等不忙時解決這個問題，今天解決一個，明天解決一個，久而久之，你對法律法規(guī)的理解就會加深，你對法律法規(guī)的記憶也會不斷加強，最后你就會對法律法規(guī)的運用游刃有余，只有下了功夫才會有回報。
2、必須反復(fù)溝通以統(tǒng)一行動
招標(biāo)的一個重要特點是法律多，程序多，如何能夠讓招標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)所有相關(guān)工作人員統(tǒng)一按招標(biāo)文件要求的規(guī)定行動，關(guān)鍵在反復(fù)溝通。通常在編制招標(biāo)文件的時候招標(biāo)人的想法和招標(biāo)代理機構(gòu)針對這個具體項目特點所做的具體程序要求寫進了招標(biāo)文件，但這只是招標(biāo)工作正式開始的第一步，等到開標(biāo)的時候又過了一段時間，相關(guān)的招標(biāo)人招標(biāo)代理機構(gòu)的工作人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)是否清楚這些規(guī)定？如何貫徹招標(biāo)文件的具體要求，有無新的情況需要補充細化招標(biāo)文件的要求？都需要招標(biāo)項目的負責(zé)人及時掌握有關(guān)情況，及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員溝通，都知道本次招標(biāo)的具體程序要求，步調(diào)一致的行動，才能保證招標(biāo)工作順利進行，特別是當(dāng)本次招標(biāo)程序有了一些變化時特別需要溝通。
3、接到新項目時要著重分析和以前所做項目的差異性
在接到一個新的項目時，一般習(xí)慣性的會考慮自己以前做過的類似項目，看看可否用以前的經(jīng)驗和相關(guān)文件套用到新的項目當(dāng)中，但在這種時候要著重考慮這個項目和以前自己所做過的項目有什么差異性，這種差別有多大，需要做如何考慮？自己已有的經(jīng)驗?zāi)芊裰苯討?yīng)用到這個項目當(dāng)中，或者這種差異以現(xiàn)有的知識和經(jīng)驗還不足以掌控，需要搜集新的資料、需要做新的了解和研究，補充相關(guān)的知識，制定相應(yīng)的解決辦法，做出適應(yīng)本項目的招標(biāo)文件和招標(biāo)方案。具體說來，從編制招標(biāo)文件的角度來說，主要從三個方面考慮，一招標(biāo)程序、二商務(wù)條件主要是合同條款、三技術(shù)現(xiàn)范。一般說來，技術(shù)規(guī)范變化較小時對招標(biāo)程序和商務(wù)條款影響不大，但當(dāng)招標(biāo)內(nèi)容和技術(shù)規(guī)范變化較大時商務(wù)條款和招標(biāo)程序就有可能做相應(yīng)的調(diào)整和改變。比如說當(dāng)設(shè)備從單一設(shè)備到大型設(shè)備到大型成套設(shè)備時，就會使招標(biāo)程序和商務(wù)合同條件發(fā)生實質(zhì)性的變化。
4、招標(biāo)文件一定是反映招標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)編寫人和招標(biāo)監(jiān)管人員的共識
如以前所說，招標(biāo)文件是對于即將開展招標(biāo)項目的總劇本，是招標(biāo)人，招標(biāo)代理機構(gòu)、招標(biāo)監(jiān)管機構(gòu)和投標(biāo)人共同遵守的小憲法，招標(biāo)文件的編寫過程并不是招標(biāo)代理機構(gòu)編寫人員在閉門造車，而是以編寫人員，或編寫小組，或招標(biāo)項目小組與招標(biāo)人和招標(biāo)監(jiān)管機構(gòu)形成共識的過程，認識到這一點，就會理解為什么要在編寫過程中反復(fù)與招標(biāo)人溝通，必要時請招標(biāo)監(jiān)管人員審查并解釋修改再審看再修改溝通直至達成共識。（雖然在很多場合不需要招標(biāo)監(jiān)管人員審看標(biāo)書或備案，但某些招標(biāo)監(jiān)管部門還是在要求審批招標(biāo)文件，做為招標(biāo)代理機構(gòu)還是要按要當(dāng)?shù)乇O(jiān)管部門的要求執(zhí)行。）由于招標(biāo)文件是三方達成的共識，所以招標(biāo)代理機構(gòu)的編寫人員雖然有時是一個人在和招標(biāo)人溝通或者和監(jiān)管部門溝通，但你一定切記不是二方的共識而是三方的共識，要在溝通時時時想到不在場的那一方的意見，要在第一時間及時和第三方溝通討論，并和己方的領(lǐng)導(dǎo)及時請示批準(zhǔn)重要事項，這樣形成三方共識的文件在執(zhí)行當(dāng)中才會比較順利。因為是大家的共同理解，在溝通當(dāng)中既要尊重對方，又要充分表達己方的正確觀點，堅持相關(guān)法規(guī)確定的正確的原則。常常出現(xiàn)的問題有：或者是溝通不夠，或者是溝通不全，造成有一方不知道你做出的某項改動，或者是一味遷就某方的意見，沒有溝通到一個正確的原則和方法上去，給執(zhí)行造成了更大的困難或者以后出現(xiàn)后遺癥。
5、審核的必要性
標(biāo)書編制完成要履行審批手續(xù)，由項目負責(zé)人、單位負責(zé)人審核，這從形式上是為了將個人意見轉(zhuǎn)成單位意見，由單位承擔(dān)編制責(zé)任，更為重要的是使招標(biāo)文件融入單位整體的智慧和經(jīng)驗。
一項招標(biāo)文件要具備技術(shù)規(guī)范上成熟準(zhǔn)確，能夠完整反映招標(biāo)人的要求，能夠了解國內(nèi)外相關(guān)技術(shù)產(chǎn)品發(fā)展領(lǐng)域的最新成果，本著先進、適用、技術(shù)成熟、可靠的要求，在現(xiàn)有國際國內(nèi)技術(shù)條件下通過本招標(biāo)文件的要求，能夠準(zhǔn)確篩選出符合要求的投標(biāo)人。 90av`L/N
在商務(wù)要求方面，要求根據(jù)招標(biāo)人項目實施的總體要求確定工期付款等商務(wù)條款，根據(jù)國內(nèi)外買方和賣方同類產(chǎn)品市場情況確定相應(yīng)的合同條件。 $Tx,clm4MO
在法律方面，要求招標(biāo)文件符合招標(biāo)法，合同法等所有相關(guān)的津律法規(guī)，同時又能使招標(biāo)活動盡可能方便實施，方便操作。
招標(biāo)文件要達到這三個方面的要求，要求招標(biāo)文件編制人具備這三個方面的較高的技術(shù)、業(yè)務(wù)、法學(xué)水平，個人水平有限的情況下就要求單位整體達到這一水平，通過審核提高保證招標(biāo)文件的水平，單位如果也有差距就要整體提高全體人員的素質(zhì)和水平。
6、標(biāo)段劃分
招標(biāo)標(biāo)段劃分主要考慮三項因素
一、技術(shù)上的可行性，如果一座樓施工，你分成二個標(biāo)段，最后二家來施工肯定無法協(xié)調(diào)，這個例子簡單，實際工程項目情況千變?nèi)f化，標(biāo)段劃分道先后技術(shù)上分開不同的中標(biāo)人進行行是否可行方便；
二、經(jīng)濟市場上的可行性，如果技術(shù)上可行，但標(biāo)段太小，沒有投標(biāo)人應(yīng)標(biāo)也不行，經(jīng)濟規(guī)模上要吸引足夠數(shù)量的投標(biāo)人來參加投標(biāo)競爭，在本項招標(biāo)標(biāo)項目上形成一個招投標(biāo)的小市場；
三、招標(biāo)人管理控制力度，因為標(biāo)段越多，招標(biāo)開標(biāo)合同簽屬執(zhí)行工作量越大，所以標(biāo)段劃分要和招標(biāo)人的管理體制和管理經(jīng)驗相適應(yīng)。
標(biāo)段劃分在《招標(biāo)采購與專業(yè)實務(wù)》4．2中有詳細分析，這里是一個簡單敘述。
7、在評標(biāo)過程中的時刻待命
開標(biāo)及評標(biāo)的過程中，由于招標(biāo)內(nèi)容不同，招標(biāo)人投標(biāo)人的不同，招標(biāo)程序、工作安排會有很大差別，招標(biāo)代理機應(yīng)當(dāng)盡可能在開標(biāo)前研究本次招標(biāo)的特點，制定相應(yīng)的工作計劃、人員分工、物資準(zhǔn)備，著力控制好每一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以保證整體工作的成功。 nk-|BJ f
在另一方面，再周密的計劃也不能確?？紤]到每一個細節(jié)或變動，這就要求參加工作的每個人要根據(jù)統(tǒng)一的基本崗位分工積極主動的做好各項工作，有的事情看到了就要主動做，或主動協(xié)助他人，實在沒有事情可做，就要在自己的崗位上或便于服務(wù)和觀察的地點處于隨時待命裝態(tài)，不能覺得沒有事干就可以休息、聊天、松懈、外出或做其它事情，待命狀態(tài)也是工作。
8、評標(biāo)專家的現(xiàn)場管理
因為按現(xiàn)行招標(biāo)相關(guān)法規(guī)，評標(biāo)專家是從專家?guī)祀S機抽取，評標(biāo)專家的專業(yè)技術(shù)水平、職業(yè)道德素質(zhì)、處事風(fēng)格、對招標(biāo)標(biāo)法規(guī)的了解程度、評標(biāo)經(jīng)驗也成為隨機狀態(tài)，不能預(yù)知，也不一定每次都處于理想狀態(tài)，專家們相互也不一定認識，能否在很短時間組成一個高效率的評標(biāo)專家組織完成評標(biāo)工作也成為一項有一定難度的工作，有時比較理想，也有時放任會使評委們很長時間進入不了工作狀態(tài)，使評標(biāo)工作進度受到影響。所以招標(biāo)代理機構(gòu)要在評標(biāo)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)協(xié)助招標(biāo)人依法組織評標(biāo)委員會，提交專家抽取申請時要盡可能最大程度符合招標(biāo)項目對評標(biāo)工作的具體要求，必要時協(xié)助評委會的工作，以方便評標(biāo)，招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時介紹開標(biāo)投標(biāo)的有關(guān)情況，必要時介紹招標(biāo)評標(biāo)相關(guān)法規(guī)、評標(biāo)紀(jì)律、招標(biāo)文件、評標(biāo)辦法評標(biāo)內(nèi)容的要求，使評委能夠在很短時間迅速開展評標(biāo)工作，保持適當(dāng)?shù)倪M度，圓滿完成招標(biāo)人委托的招標(biāo)評標(biāo)工作。
9、嚴(yán)格程序 不能通融
招標(biāo)工作講究的就是程序嚴(yán)謹(jǐn)，以程序公正做為標(biāo)志，但往往為一些招標(biāo)人和投標(biāo)人所不滿，認為應(yīng)當(dāng)照顧，殊不知，照顧了他們就是害了他們，也害了自己，遇到投訴和檢查，你又如何面對的呢？所以要給招標(biāo)人和投標(biāo)人講清道理，嚴(yán)謹(jǐn)程序是對他們的保護，也是對自己的保護。
10、 為招標(biāo)人把住法規(guī)關(guān)
招標(biāo)人有時候會提出一些不符合招標(biāo)相關(guān)法規(guī)的要求，有的招標(biāo)代理機構(gòu)就會迎合這些要求而不管是否合乎法規(guī)，這樣往往會埋下隱患，甚至當(dāng)時就做不下去。人家委托你做招標(biāo)，就是看重你在招標(biāo)行業(yè)的經(jīng)驗和對招標(biāo)法規(guī)的了解，招標(biāo)代理機構(gòu)就應(yīng)當(dāng)為招標(biāo)人把住法規(guī)關(guān)，在招標(biāo)的各個環(huán)節(jié)上都符合法律法規(guī)特別是招標(biāo)法規(guī)的要求，在招標(biāo)過程和后續(xù)完善的工作中對于出現(xiàn)的問題都能夠合規(guī)合法的去解決，不會出現(xiàn)違規(guī)的風(fēng)險，這樣對招標(biāo)人、投標(biāo)人和招標(biāo)代理機構(gòu)都有長遠的利益，如果為當(dāng)時某些人的要求在執(zhí)行法規(guī)方面做了讓步，實際上就會使招標(biāo)人、投標(biāo)人和招標(biāo)代理機構(gòu)承擔(dān)了違規(guī)的風(fēng)險，也就損害了招標(biāo)人、投標(biāo)人和招標(biāo)代理機構(gòu)的根本利益直到相關(guān)每個人的根本利益?？紤]到這個根本利益就要在招標(biāo)工作中剛剛有人提出不合理要求時就予以制止，通過做風(fēng)險提示或合規(guī)解決方案的建議使招標(biāo)過程保持在合規(guī)的軌道上，要做到這一點，每一個工作人員特別是招標(biāo)工作的負責(zé)人首先要有對工作和對委托人高度的責(zé)任心，對每個環(huán)節(jié)都能嚴(yán)格操作，認真細致，其次就是較高的工作水平和法規(guī)政策水平，在合規(guī)的前提下完成委托人招標(biāo)項目。這就要求不斷學(xué)習(xí)和實踐，提高無止境，只有這樣才能防止類似3500萬天價網(wǎng)站等問題的發(fā)生。
11、 善于打持久戰(zhàn)
一項招標(biāo)業(yè)務(wù)大體分兩個階段，一是承攬階段或者爭取委托階段，二是委托協(xié)議簽訂后招標(biāo)階段，兩個階段都要準(zhǔn)備打持久戰(zhàn)，第一個階段隨著項目進度的深入和競爭者的加入，使得承攬委托的可能性不斷變化，要隨著形勢的變化及時改進方式，不斷提供相應(yīng)的招標(biāo)前期服務(wù)工作，在協(xié)助招標(biāo)人項目進度工作中最終獲得招標(biāo)委托；第二個階段時長時短，有時委托后業(yè)主就想最好是第二天就開標(biāo)，一切工作盡量往前趕，但也有時隨著項目進度出現(xiàn)了各種因素影響而慢了下來，今天做了一點，過一段時間又要修改，又停一段時間，反反復(fù)復(fù)拖延很長時間，甚至也有拖黃的時候，這時對招標(biāo)代理機構(gòu)和相關(guān)項目負責(zé)人來說就要有一個打持久戰(zhàn)的心態(tài)和作法，不能著急也不能提不起精神，每一步做的時候都能全力以赴，并且認真考慮前后聯(lián)貫性，每個步驟都做的扎扎實實，不留任何瑕疵，也通過斷斷續(xù)續(xù)的機會認真思考所做工作的優(yōu)劣，必要時加以改正和彌補，使工作做的更周到和細致。就象拍電影，拍的時候一個鏡頭一個鏡頭的拍，總是中斷，但最后看起來是一氣哈成，嘆為天成，沒有停頓和斷續(xù)的感覺。
來源：中國采購與招標(biāo)網(wǎng)
