操作小實務之“標后工作”系列談（七）
《政府采購法》第四十二條規(guī)定，采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年?！墩少徹浳锖头照袠送稑斯芾磙k法》也再次強調(diào)，招標采購單位應當建立真實完整的招標采購檔案，妥善保管每項采購活動的采購文件，并不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。
然而在采購實踐中，有的采購代理機構對采購文件的處理卻很輕率。采購活動結束不久，一些采購文件就“不翼而飛”了。對此，某采購代理機構的工作人員不以為然地說：“將采購合同備案并保存就可以了，沒必要搞得那么復雜?！?
不過筆者卻認為，做政府采購工作，該復雜的時候就必須得復雜。根據(jù)《政府采購法》，采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質(zhì)疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。其中，采購活動記錄至少應當包括下列內(nèi)容：（一）采購項目類別、名稱；（二）采購項目預算、資金構成和合同價格；（三）采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當注明原因；（四）邀請和選擇供應商的條件及原因；（五）評標標準及確定中標人的原因；（六）廢標的原因；（七）采用招標以外采購方式的相應記載。因此，采購文件的“歸檔”應當包括上述所有內(nèi)容。采購代理機構在對采購文件進行歸檔時，不能丟三落四，否則可能會讓各方都遭受到不必要的損失。
但在具體操作中，筆者卻發(fā)現(xiàn)有的采購代理機構對采購文件的處理顯得很隨意，個別采購代理機構甚至因為投標供應商多、投標文件數(shù)量大，而將其當作廢品處理。這種做法可能會泄露供應商的商業(yè)秘密，并造成經(jīng)濟損失。因此，筆者有必要提醒相關人士：處理供應商的投標文件必須慎之又慎，投標文件中的內(nèi)容可能會涉及供應商的商業(yè)秘密。根據(jù)《政府采購法》，供應商的商業(yè)秘密應該受到采購代理機構的保護。采購活動結束后，采購代理機構同樣有義務對采購活動中涉及的供應商商業(yè)秘密進行保護。
來源： 政府采購信息報
