淺談基于風險控制的招標流程優(yōu)化管理
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發(fā)布日期：2013年01月09日
基于風險控制的招標流程優(yōu)化管理的基本內(nèi)涵，是以《招標投標法》、《政府采購法》、《工程建設項目貨物招標投標辦法》、《機電產(chǎn)品國際招標投標實施辦法》等法律、法規(guī)為依據(jù)，以規(guī)范招標操作程序為手段，以招標流程風險節(jié)點控制為重點，以優(yōu)化招標業(yè)務流程為目的，緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，通過采取各種措施和方法，降低風險事件發(fā)生的各種可能性，有效減少或控制風險事件發(fā)生時造成的損失，同時將權(quán)責層層分解落實到崗位和個人,從而達到全面提升企業(yè)的風險管理水平，提升經(jīng)營績效的效果，保證企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標得以實現(xiàn)。優(yōu)化招標流程，做好風險控制是招標代理機構(gòu)面臨的一個重要課題，值得我們認真研究和探討。
一、我國招標代理機構(gòu)發(fā)展現(xiàn)狀
自2000年《中華人民共和國招標投標法》實施以來，我國招標代理機構(gòu)快速發(fā)展起來，招標代理的市場機會很誘人，實際上，在這高回報、高利益的背后也伴隨著高風險。因此，作為招標代理機構(gòu)對行業(yè)的風險要有高度的認識和重視，不管是投標人的投訴、監(jiān)管部門的處罰、或者是招標人可能發(fā)生的連帶風險，都會使招標代理機構(gòu)面臨取消招標代理資格的風險。因此，招標代理機構(gòu)應該把風險管理放在公司發(fā)展的第一位，對自身所處的環(huán)境和風險應該有充分的評估和分析，根據(jù)公司自身的情況，提升內(nèi)部管理水平和業(yè)務水平，提高企業(yè)的風險防范意識，打造自身核心競爭力。
二、深刻認識招標流程優(yōu)化管理的重要性
目前，在如何看待規(guī)范招標流程優(yōu)化管理的問題上還存在一些模糊認識，有不少人認為招標流程是法律規(guī)定的，相關(guān)的法律法規(guī)對招標的組織性、程序性、規(guī)范性以及評標的保密性等都作了明確的規(guī)定，作為企業(yè)已經(jīng)施行多年，不是一朝一夕就能改變的，需要從長計議。這些想法是對基于風險控制的招標流程優(yōu)化管理重要性認識不到位的表現(xiàn)。筆者認為其重要性具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
（一)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。外部環(huán)境的變化首先影響企業(yè)的目標，而企業(yè)流程體系的科學合理與否決定企業(yè)運行效率，從而最終實現(xiàn)企業(yè)的自身利益。
（二)資格升級的需要。資格是招標代理機構(gòu)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，隨著國家對資格升級要求的提高，沒有科學規(guī)范的流程作為工作準則，可能造成管理無序，不能順利完成招標采購任務，業(yè)績提升困難，滿足不了資格升級的需要。
（三）依法必須招標項目的需要。隨著業(yè)務范圍的逐步擴大，國債、國補、省市重點項目招標代理業(yè)務將日益增多，而這些項目從立項審批、具體操作、資料報送都有特別規(guī)定，特別是中央投資項目的前期備案、發(fā)布公告、抽取評委、網(wǎng)站發(fā)布中標公示、資料報送的相關(guān)規(guī)定非常嚴格，風險控制不到位將會影響資格延續(xù)或資格提升。
（四）招標采購質(zhì)量的需要。技術(shù)文件不設高級技術(shù)人員審核，可能導致招標失敗。技術(shù)審核人員審查招標貨物的名稱、型號、數(shù)量、計量單位是否規(guī)范、是否符合法律法規(guī)要求；審查參數(shù)是否合理以達到投標人準確報價的要求；審查招標的技術(shù)文件與圖紙是否相符，防止技術(shù)文件核實不準造成的招標采購質(zhì)量風險隱患。
（五）現(xiàn)代企業(yè)信息化管理的需要。以會議方式和人與人之間的直接交流獲取信息，進行管理決策，往往會出現(xiàn)管理上的信息傳遞失誤，流程執(zhí)行中的信息、數(shù)據(jù)、業(yè)務等相關(guān)資料采用紙質(zhì)模式，不易實現(xiàn)流程內(nèi)容涉及的信息流、數(shù)據(jù)流、業(yè)務流、資金流實現(xiàn)有機交互，不易實現(xiàn)動態(tài)管理、控制、預警和決策支持。
（六）流程科學規(guī)范化的需要。招標流程再造是一項系統(tǒng)工程，若流程過于簡單，不詳細規(guī)定操作步驟、各部門間的工作接口、參與人員的職責，則不易操作且無法建立相互制約的管理機制，不利于提高工作效率。
（七）規(guī)避風險的需要。市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，質(zhì)疑、投訴是法律賦予招投標人的權(quán)利，作為招標代理機構(gòu)，在接受采購計劃的同時若不與招標人簽訂委托協(xié)議，發(fā)生爭議時沒有書面證據(jù)，不利于解決糾紛；在招標的全過程特別是在開評標階段若沒有有效監(jiān)督，都可能引起招投標人質(zhì)疑和投訴，從而影響企業(yè)聲譽及形象。
三、招標流程優(yōu)化管理的措施
（一）強化風險控制管理各項基礎(chǔ)工作
風險控制管理的基礎(chǔ)工作是招標流程優(yōu)化管理的核心，也是規(guī)范招標流程的日常性工作。
1.建立有效的組織保障。建立招標流程優(yōu)化管理課題組，課題組負責人由主要領(lǐng)導擔任，建立“主要領(lǐng)導親自抓，分管領(lǐng)導具體抓，職能部門抓落實”的工作體制機制，構(gòu)建制度體系，明確實施者之間的相互分工，并制定相關(guān)配套措施，為項目的具體實施提供組織保障、人員保障和制度保障。
2.掌握最新的政策制度，避免制度偏差。對于招標代理機構(gòu)來說，熟悉現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)，時刻關(guān)注即將出臺的法律法規(guī)，評估對自身企業(yè)帶來的影響和風險，做好事前的準備工作，避免因政策突然變化帶來的危機。同時還要認真學習公司內(nèi)部的基本管理制度，如《薪酬制度》、《人事制度》、《項目負責人崗位制度》、《招標資料管理制度》等。通過學習，可以強化內(nèi)部管理，加強道德風險意識，保證企業(yè)正常運營，將風險化解在制度管理過程中。
3.重塑企業(yè)文化，增強全體員工的風險防范意識。招標代理機構(gòu)需要的是多面手，要求員工具有較為全面的業(yè)務知識。因此，培養(yǎng)項目負責人成為一專多能的復合型人才應作為一個長期目標。項目負責人從項目開始，要完成技術(shù)文件收集、招標文件編制、項目備案、公告發(fā)布、開標評標服務、資料收集存檔等各項工作，并實行終身負責制。因此,通過在崗培訓和鼓勵員工參加再教育學習等方式，提高企業(yè)業(yè)務人員的整體素質(zhì)，包括樹立優(yōu)質(zhì)服務及法律意識，以提高招標項目的質(zhì)量管理。
4.不斷增強風險防范能力。由企業(yè)法律顧問處理突發(fā)事件，有利于給招標代理機構(gòu)提供從代理合同、招標公告、招標文件、投訴處理所有環(huán)節(jié)的法律咨詢和法律援助，用更嚴謹更科學的法律知識來提前介入可能發(fā)生的風險，把風險防范在事前，把問題提出在事前，最大限度地規(guī)避法律風險。由企業(yè)法律顧問參與到代理業(yè)務重點環(huán)節(jié)把關(guān)，可以減少法律風險發(fā)生，也可以強化業(yè)務人員的法律意識和道德意識。
（二）優(yōu)化招標業(yè)務流程，提高科學性、高效性、安全性
首先從企業(yè)的最高主管開始，然后自上而下地逐級確定流程職責。在上下級之間建立一種“流程—職責”的關(guān)系，上下級之間明確各自的權(quán)責及流程風險控制節(jié)點，按照流程順序順推下去，直至作業(yè)層的目標得以實現(xiàn)，從而構(gòu)成一種一環(huán)扣一環(huán)的完善的招標流程。
1. 制定機構(gòu)內(nèi)部的業(yè)務流程，對各部門按照業(yè)務流程重新進行職能劃分。各部門在整個業(yè)務流程的各個階段，分別扮演不同的角色，既具有管理職能又具有業(yè)務職能。最終的經(jīng)營成果是各個部門協(xié)調(diào)配合、共同實施的結(jié)果。實施招標流程優(yōu)化管理，實現(xiàn)高效嚴謹?shù)臉I(yè)務管理流程，對業(yè)務人員提出嚴格的要求，實現(xiàn)業(yè)務流程標準化，業(yè)務流程各個環(huán)節(jié)都應該有章可循，有相應的行為準則和評判標準，完善流程的審批程序。
2.規(guī)范招標流程信息管理。以會議方式和人與人之間的直接交流獲取信息，進行管理決策，發(fā)布管理指令，了解管理效果，往往會出現(xiàn)管理上的信息傳遞失誤，造成管理者和被管理者的迷失。在信息技術(shù)時代，要實現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化和制度化，首先要擺脫人為管理，走向信息化的企業(yè)流程管理。流程內(nèi)容涉及的數(shù)據(jù)流、業(yè)務流、資金流通過現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)有機交互，實時動態(tài)管理、控制、預警和決策支持。
業(yè)務流傳遞：客戶服務部接收招標計劃，填制《業(yè)務審批單》，交業(yè)務領(lǐng)導審批，同時將技術(shù)文件通過內(nèi)部辦公網(wǎng)（OA）傳遞給技術(shù)領(lǐng)導，將業(yè)務領(lǐng)導、技術(shù)領(lǐng)導審批后的《業(yè)務審批單》傳遞至業(yè)務部門。
數(shù)據(jù)流傳遞：技術(shù)領(lǐng)導審核技術(shù)文件，并將審核、確定的技術(shù)文件傳遞給具體業(yè)務部門，業(yè)務部門根據(jù)商務條件和技術(shù)文件制作招標文件，通過審核后，到有關(guān)部門備案發(fā)布招標公告，發(fā)售招標文件。
資金流傳遞：財務勞資部根據(jù)業(yè)務部審核后的《購買招標文件登記表》收取標書款，匯總、核實投標保證金繳納情況，并將結(jié)果在開標后傳遞給業(yè)務部門；招標結(jié)束后，業(yè)務部門填制“匯款申請單”，傳遞給財務勞資部，財務勞資部根據(jù)中標結(jié)果，審核匯總“匯款申請單”，報總經(jīng)理審批，退還未中標人所繳納的投標保證金，按照中標人與招標人所簽合同，收取中標服務費。
3.招標流程優(yōu)化。總流程包括招標準備，即開標前準備階段，開標、評標，中標公示、發(fā)放中標通知書，招標綜合資料整理、存檔、備案、統(tǒng)計等五個大環(huán)節(jié)，通過流程解決各部門間的工作接口問題，建立相互制約的管理機制。做到職責分明，工作有序，有效提高工作效率。通過細化風險節(jié)點控制，按照級別和部門進行協(xié)商分配，將節(jié)點控制和工作目標實現(xiàn)高度統(tǒng)一，最后將細化的節(jié)點化為個人工作目標，形成一個層層支撐，環(huán)環(huán)相扣，責、權(quán)、利明確的工作目標體系，使各級、各部門以及每一個員工明確自己在招標流程中所承擔的具體任務是哪些，所負的責任是什么，完成的期限等。由于節(jié)點控制的細化，確保招標流程的順利實施，有效防范風險。
（三）建立健全相應的招標風險點控制機制
細化風險節(jié)點控制。招標流程體系建立后，為了規(guī)范操作，在實施前，將招標流程的風險節(jié)點控制加以細化，強化業(yè)主單位溝通，合同管理，招標技術(shù)文件審核，招標監(jiān)督等環(huán)節(jié)的風險節(jié)點控制，招標流程體系才算完成。細化風險節(jié)點控制是招標流程與實際操作之間的一個重要環(huán)節(jié)，也是招標流程優(yōu)化管理的基礎(chǔ)。
1.加強業(yè)主單位溝通。以與“業(yè)主單位溝通”為風險控制點。在招標代理過程中，招標代理機構(gòu)作為中介組織，在招標人、投標人以及行業(yè)主管部門中間起到承上啟下的作用，由于業(yè)主對國家相關(guān)的法律法規(guī)了解程度不同，有些業(yè)主對中標單位有傾向性，招標代理機構(gòu)在接到招標項目后，向業(yè)主傳達國家法律法規(guī)及政策規(guī)定，在合法合規(guī)的原則下，根據(jù)業(yè)主的要求，利用自身的專業(yè)優(yōu)勢，為業(yè)主招到最合適的投標人；在《中標通知書》發(fā)出后，協(xié)助業(yè)主在法律規(guī)定的期限內(nèi)與中標人簽訂合同。
2.強化合同管理。以簽訂內(nèi)容完善的《招標委托協(xié)議》為風險控制點，使招標代理業(yè)務有據(jù)可依，避免發(fā)生爭議時證據(jù)不足。樹立“只要有委托，必須簽協(xié)議”的理念。同時，在《招標委托協(xié)議》中設置《項目概況》、《招標設備（材料）技術(shù)商務要求提綱》、《企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目采購清單》、《招標資料交接登記表》等資料作為合同附件，并且在《招標委托協(xié)議》中明確以“招標資料最后交全日期作為協(xié)議生效的條件”，保證招標采購工作的順利進行。
3.完善技術(shù)文件審核。在技術(shù)文件的審核階段建立風險控制點，避免因技術(shù)文件提交不準造成的風險隱患。主要審核內(nèi)容包括：
①審核招標貨物的名稱是否規(guī)范，主要依據(jù)國家現(xiàn)行法律、法規(guī)對有關(guān)產(chǎn)品的名稱進行規(guī)范。即產(chǎn)品名稱必須與國家有關(guān)“強制認證”、“特種設備生產(chǎn)許可證”、“產(chǎn)品生產(chǎn)許可證”、“防爆產(chǎn)品的三證一標志”等證的注冊名稱、型號、配套范圍等相符合。
②審查招標貨物的型號、數(shù)量、計量單位是否規(guī)范，主要依據(jù)國家有關(guān)淘汰產(chǎn)品目錄審查是否具有已淘汰產(chǎn)品，推薦國家新出臺的新替代型號、節(jié)能型產(chǎn)品；審查數(shù)量，避免出現(xiàn)不限定數(shù)量導致投標人無法報價情形，如“一批”、“一項”等；審查是否正確使用計量單位，招標技術(shù)文件不允許使用與國際、國家、行業(yè)不相適應的計量單位。
③對擬招標設備的配置進行規(guī)范，是否存在設備配置過高或高低、不同行業(yè)設備列入同一標包、參數(shù)屬于特定制造商；避免招標設備配置過低或沒有對設備配置進行合理要求，造成設備到貨后不能正常使用或投標價格不統(tǒng)一，甚至造成評標委員會無法正常評標，影響招標進度；避免招標設備配置過高造成招標人不必要的投入；避免不同行業(yè)設備列入同一標包造成投標人不足而流標；避免出現(xiàn)排斥潛在投標人的現(xiàn)象。
④審查招標的技術(shù)規(guī)范與圖紙是否相符，招標人對技術(shù)要求沒有和有關(guān)圖紙進行結(jié)合，形成文不對圖，如不嚴格審核可能會造成潛在投標人無法準確報價，引起質(zhì)疑，使招標工作無法順利進行。將《產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務、知識產(chǎn)權(quán)承諾函》作為投標人參與招標采購的必備條件，在資格審查中體現(xiàn)出來。確保采購到質(zhì)量合格、生產(chǎn)技術(shù)先進、符合安全規(guī)定、售后服務優(yōu)良、不侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)的貨物。
4.強化招標監(jiān)督約束。為保證招標的公開、公平、公正和誠實信用。在開標前準備階段規(guī)定：開標前一工作日，業(yè)務部門協(xié)同招標人聯(lián)系本次招標監(jiān)督；專家評委由客戶服務部在專家?guī)煜嚓P(guān)專業(yè)專家中隨機抽取。業(yè)主評委在開標現(xiàn)場主要工作是：參與評標并正確表達業(yè)主意愿、說明設備使用環(huán)境及要求。業(yè)主評委與專家評委享有平等表決權(quán)，無任何評標特權(quán)。在評標階段，項目負責人填制《中標結(jié)果確認函》，經(jīng)招標人確認后交監(jiān)督人審核；在發(fā)放中標通知書階段規(guī)定：項目負責人在媒體上公示中標結(jié)果，投標人可以提出質(zhì)疑和投訴，公示期結(jié)束、質(zhì)疑和投訴解決處理后，發(fā)放《中標通知書》。如有廢標，業(yè)務部長分析廢標原因，提出解決辦法。
（四）建立健全激勵、考核與評價機制體系
要建立起完整而有效的流程，必須不斷地調(diào)整優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，出臺嚴格的管理制度，建立激勵、考核和評價體系，以保證流程的順利執(zhí)行。建立自我評價提升機制，認真總結(jié)采取的措施、方法和經(jīng)驗，有針對性地撰寫分析報告，不斷推進工作創(chuàng)新。
一是建立招標師考試通過激勵機制。通過組織招標師考前培訓工作，對通過考試的人員給予相應的物質(zhì)獎勵，提升招標師通過比例。二是建立健全專業(yè)技術(shù)人員知識培訓體系。制定《教育培訓工作規(guī)劃》，在實際工作中重點開展適合公司發(fā)展需要的崗位專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓，采取遠程教育、引師入門、參加培訓班等形式，有計劃、有步驟地開展培訓工作。三是建立經(jīng)營業(yè)績考核體系。制定《績效考評辦法》、《員工獎懲實施暫行規(guī)定》，對部門及員工進行評價，根據(jù)評價結(jié)果進行獎懲。經(jīng)過評價，改進不足，優(yōu)化流程，以保證流程能夠順利執(zhí)行。
招標流程優(yōu)化管理的推行，對預防商業(yè)賄賂、規(guī)范招投標市場、推進廉政建設將起到重要作用。對增加招標活動的透明度，促進招標活動的規(guī)范化，從源頭上有效地杜絕腐敗現(xiàn)象的發(fā)生具有深刻意義，也是對我國招投標事業(yè)的積極探索與完善。因此，招標流程優(yōu)化管理的實踐，已經(jīng)超越了單純的企業(yè)管理行為，具有了更多的行業(yè)提升和社會引導價值。
來源：招標采購管理
一、我國招標代理機構(gòu)發(fā)展現(xiàn)狀
自2000年《中華人民共和國招標投標法》實施以來，我國招標代理機構(gòu)快速發(fā)展起來，招標代理的市場機會很誘人，實際上，在這高回報、高利益的背后也伴隨著高風險。因此，作為招標代理機構(gòu)對行業(yè)的風險要有高度的認識和重視，不管是投標人的投訴、監(jiān)管部門的處罰、或者是招標人可能發(fā)生的連帶風險，都會使招標代理機構(gòu)面臨取消招標代理資格的風險。因此，招標代理機構(gòu)應該把風險管理放在公司發(fā)展的第一位，對自身所處的環(huán)境和風險應該有充分的評估和分析，根據(jù)公司自身的情況，提升內(nèi)部管理水平和業(yè)務水平，提高企業(yè)的風險防范意識，打造自身核心競爭力。
二、深刻認識招標流程優(yōu)化管理的重要性
目前，在如何看待規(guī)范招標流程優(yōu)化管理的問題上還存在一些模糊認識，有不少人認為招標流程是法律規(guī)定的，相關(guān)的法律法規(guī)對招標的組織性、程序性、規(guī)范性以及評標的保密性等都作了明確的規(guī)定，作為企業(yè)已經(jīng)施行多年，不是一朝一夕就能改變的，需要從長計議。這些想法是對基于風險控制的招標流程優(yōu)化管理重要性認識不到位的表現(xiàn)。筆者認為其重要性具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
（一)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。外部環(huán)境的變化首先影響企業(yè)的目標，而企業(yè)流程體系的科學合理與否決定企業(yè)運行效率，從而最終實現(xiàn)企業(yè)的自身利益。
（二)資格升級的需要。資格是招標代理機構(gòu)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，隨著國家對資格升級要求的提高，沒有科學規(guī)范的流程作為工作準則，可能造成管理無序，不能順利完成招標采購任務，業(yè)績提升困難，滿足不了資格升級的需要。
（三）依法必須招標項目的需要。隨著業(yè)務范圍的逐步擴大，國債、國補、省市重點項目招標代理業(yè)務將日益增多，而這些項目從立項審批、具體操作、資料報送都有特別規(guī)定，特別是中央投資項目的前期備案、發(fā)布公告、抽取評委、網(wǎng)站發(fā)布中標公示、資料報送的相關(guān)規(guī)定非常嚴格，風險控制不到位將會影響資格延續(xù)或資格提升。
（四）招標采購質(zhì)量的需要。技術(shù)文件不設高級技術(shù)人員審核，可能導致招標失敗。技術(shù)審核人員審查招標貨物的名稱、型號、數(shù)量、計量單位是否規(guī)范、是否符合法律法規(guī)要求；審查參數(shù)是否合理以達到投標人準確報價的要求；審查招標的技術(shù)文件與圖紙是否相符，防止技術(shù)文件核實不準造成的招標采購質(zhì)量風險隱患。
（五）現(xiàn)代企業(yè)信息化管理的需要。以會議方式和人與人之間的直接交流獲取信息，進行管理決策，往往會出現(xiàn)管理上的信息傳遞失誤，流程執(zhí)行中的信息、數(shù)據(jù)、業(yè)務等相關(guān)資料采用紙質(zhì)模式，不易實現(xiàn)流程內(nèi)容涉及的信息流、數(shù)據(jù)流、業(yè)務流、資金流實現(xiàn)有機交互，不易實現(xiàn)動態(tài)管理、控制、預警和決策支持。
（六）流程科學規(guī)范化的需要。招標流程再造是一項系統(tǒng)工程，若流程過于簡單，不詳細規(guī)定操作步驟、各部門間的工作接口、參與人員的職責，則不易操作且無法建立相互制約的管理機制，不利于提高工作效率。
（七）規(guī)避風險的需要。市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，質(zhì)疑、投訴是法律賦予招投標人的權(quán)利，作為招標代理機構(gòu)，在接受采購計劃的同時若不與招標人簽訂委托協(xié)議，發(fā)生爭議時沒有書面證據(jù)，不利于解決糾紛；在招標的全過程特別是在開評標階段若沒有有效監(jiān)督，都可能引起招投標人質(zhì)疑和投訴，從而影響企業(yè)聲譽及形象。
三、招標流程優(yōu)化管理的措施
（一）強化風險控制管理各項基礎(chǔ)工作
風險控制管理的基礎(chǔ)工作是招標流程優(yōu)化管理的核心，也是規(guī)范招標流程的日常性工作。
1.建立有效的組織保障。建立招標流程優(yōu)化管理課題組，課題組負責人由主要領(lǐng)導擔任，建立“主要領(lǐng)導親自抓，分管領(lǐng)導具體抓，職能部門抓落實”的工作體制機制，構(gòu)建制度體系，明確實施者之間的相互分工，并制定相關(guān)配套措施，為項目的具體實施提供組織保障、人員保障和制度保障。
2.掌握最新的政策制度，避免制度偏差。對于招標代理機構(gòu)來說，熟悉現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)，時刻關(guān)注即將出臺的法律法規(guī)，評估對自身企業(yè)帶來的影響和風險，做好事前的準備工作，避免因政策突然變化帶來的危機。同時還要認真學習公司內(nèi)部的基本管理制度，如《薪酬制度》、《人事制度》、《項目負責人崗位制度》、《招標資料管理制度》等。通過學習，可以強化內(nèi)部管理，加強道德風險意識，保證企業(yè)正常運營，將風險化解在制度管理過程中。
3.重塑企業(yè)文化，增強全體員工的風險防范意識。招標代理機構(gòu)需要的是多面手，要求員工具有較為全面的業(yè)務知識。因此，培養(yǎng)項目負責人成為一專多能的復合型人才應作為一個長期目標。項目負責人從項目開始，要完成技術(shù)文件收集、招標文件編制、項目備案、公告發(fā)布、開標評標服務、資料收集存檔等各項工作，并實行終身負責制。因此,通過在崗培訓和鼓勵員工參加再教育學習等方式，提高企業(yè)業(yè)務人員的整體素質(zhì)，包括樹立優(yōu)質(zhì)服務及法律意識，以提高招標項目的質(zhì)量管理。
4.不斷增強風險防范能力。由企業(yè)法律顧問處理突發(fā)事件，有利于給招標代理機構(gòu)提供從代理合同、招標公告、招標文件、投訴處理所有環(huán)節(jié)的法律咨詢和法律援助，用更嚴謹更科學的法律知識來提前介入可能發(fā)生的風險，把風險防范在事前，把問題提出在事前，最大限度地規(guī)避法律風險。由企業(yè)法律顧問參與到代理業(yè)務重點環(huán)節(jié)把關(guān)，可以減少法律風險發(fā)生，也可以強化業(yè)務人員的法律意識和道德意識。
（二）優(yōu)化招標業(yè)務流程，提高科學性、高效性、安全性
首先從企業(yè)的最高主管開始，然后自上而下地逐級確定流程職責。在上下級之間建立一種“流程—職責”的關(guān)系，上下級之間明確各自的權(quán)責及流程風險控制節(jié)點，按照流程順序順推下去，直至作業(yè)層的目標得以實現(xiàn)，從而構(gòu)成一種一環(huán)扣一環(huán)的完善的招標流程。
1. 制定機構(gòu)內(nèi)部的業(yè)務流程，對各部門按照業(yè)務流程重新進行職能劃分。各部門在整個業(yè)務流程的各個階段，分別扮演不同的角色，既具有管理職能又具有業(yè)務職能。最終的經(jīng)營成果是各個部門協(xié)調(diào)配合、共同實施的結(jié)果。實施招標流程優(yōu)化管理，實現(xiàn)高效嚴謹?shù)臉I(yè)務管理流程，對業(yè)務人員提出嚴格的要求，實現(xiàn)業(yè)務流程標準化，業(yè)務流程各個環(huán)節(jié)都應該有章可循，有相應的行為準則和評判標準，完善流程的審批程序。
2.規(guī)范招標流程信息管理。以會議方式和人與人之間的直接交流獲取信息，進行管理決策，發(fā)布管理指令，了解管理效果，往往會出現(xiàn)管理上的信息傳遞失誤，造成管理者和被管理者的迷失。在信息技術(shù)時代，要實現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化和制度化，首先要擺脫人為管理，走向信息化的企業(yè)流程管理。流程內(nèi)容涉及的數(shù)據(jù)流、業(yè)務流、資金流通過現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)有機交互，實時動態(tài)管理、控制、預警和決策支持。
業(yè)務流傳遞：客戶服務部接收招標計劃，填制《業(yè)務審批單》，交業(yè)務領(lǐng)導審批，同時將技術(shù)文件通過內(nèi)部辦公網(wǎng)（OA）傳遞給技術(shù)領(lǐng)導，將業(yè)務領(lǐng)導、技術(shù)領(lǐng)導審批后的《業(yè)務審批單》傳遞至業(yè)務部門。
數(shù)據(jù)流傳遞：技術(shù)領(lǐng)導審核技術(shù)文件，并將審核、確定的技術(shù)文件傳遞給具體業(yè)務部門，業(yè)務部門根據(jù)商務條件和技術(shù)文件制作招標文件，通過審核后，到有關(guān)部門備案發(fā)布招標公告，發(fā)售招標文件。
資金流傳遞：財務勞資部根據(jù)業(yè)務部審核后的《購買招標文件登記表》收取標書款，匯總、核實投標保證金繳納情況，并將結(jié)果在開標后傳遞給業(yè)務部門；招標結(jié)束后，業(yè)務部門填制“匯款申請單”，傳遞給財務勞資部，財務勞資部根據(jù)中標結(jié)果，審核匯總“匯款申請單”，報總經(jīng)理審批，退還未中標人所繳納的投標保證金，按照中標人與招標人所簽合同，收取中標服務費。
3.招標流程優(yōu)化。總流程包括招標準備，即開標前準備階段，開標、評標，中標公示、發(fā)放中標通知書，招標綜合資料整理、存檔、備案、統(tǒng)計等五個大環(huán)節(jié)，通過流程解決各部門間的工作接口問題，建立相互制約的管理機制。做到職責分明，工作有序，有效提高工作效率。通過細化風險節(jié)點控制，按照級別和部門進行協(xié)商分配，將節(jié)點控制和工作目標實現(xiàn)高度統(tǒng)一，最后將細化的節(jié)點化為個人工作目標，形成一個層層支撐，環(huán)環(huán)相扣，責、權(quán)、利明確的工作目標體系，使各級、各部門以及每一個員工明確自己在招標流程中所承擔的具體任務是哪些，所負的責任是什么，完成的期限等。由于節(jié)點控制的細化，確保招標流程的順利實施，有效防范風險。
（三）建立健全相應的招標風險點控制機制
細化風險節(jié)點控制。招標流程體系建立后，為了規(guī)范操作，在實施前，將招標流程的風險節(jié)點控制加以細化，強化業(yè)主單位溝通，合同管理，招標技術(shù)文件審核，招標監(jiān)督等環(huán)節(jié)的風險節(jié)點控制，招標流程體系才算完成。細化風險節(jié)點控制是招標流程與實際操作之間的一個重要環(huán)節(jié)，也是招標流程優(yōu)化管理的基礎(chǔ)。
1.加強業(yè)主單位溝通。以與“業(yè)主單位溝通”為風險控制點。在招標代理過程中，招標代理機構(gòu)作為中介組織，在招標人、投標人以及行業(yè)主管部門中間起到承上啟下的作用，由于業(yè)主對國家相關(guān)的法律法規(guī)了解程度不同，有些業(yè)主對中標單位有傾向性，招標代理機構(gòu)在接到招標項目后，向業(yè)主傳達國家法律法規(guī)及政策規(guī)定，在合法合規(guī)的原則下，根據(jù)業(yè)主的要求，利用自身的專業(yè)優(yōu)勢，為業(yè)主招到最合適的投標人；在《中標通知書》發(fā)出后，協(xié)助業(yè)主在法律規(guī)定的期限內(nèi)與中標人簽訂合同。
2.強化合同管理。以簽訂內(nèi)容完善的《招標委托協(xié)議》為風險控制點，使招標代理業(yè)務有據(jù)可依，避免發(fā)生爭議時證據(jù)不足。樹立“只要有委托，必須簽協(xié)議”的理念。同時，在《招標委托協(xié)議》中設置《項目概況》、《招標設備（材料）技術(shù)商務要求提綱》、《企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目采購清單》、《招標資料交接登記表》等資料作為合同附件，并且在《招標委托協(xié)議》中明確以“招標資料最后交全日期作為協(xié)議生效的條件”，保證招標采購工作的順利進行。
3.完善技術(shù)文件審核。在技術(shù)文件的審核階段建立風險控制點，避免因技術(shù)文件提交不準造成的風險隱患。主要審核內(nèi)容包括：
①審核招標貨物的名稱是否規(guī)范，主要依據(jù)國家現(xiàn)行法律、法規(guī)對有關(guān)產(chǎn)品的名稱進行規(guī)范。即產(chǎn)品名稱必須與國家有關(guān)“強制認證”、“特種設備生產(chǎn)許可證”、“產(chǎn)品生產(chǎn)許可證”、“防爆產(chǎn)品的三證一標志”等證的注冊名稱、型號、配套范圍等相符合。
②審查招標貨物的型號、數(shù)量、計量單位是否規(guī)范，主要依據(jù)國家有關(guān)淘汰產(chǎn)品目錄審查是否具有已淘汰產(chǎn)品，推薦國家新出臺的新替代型號、節(jié)能型產(chǎn)品；審查數(shù)量，避免出現(xiàn)不限定數(shù)量導致投標人無法報價情形，如“一批”、“一項”等；審查是否正確使用計量單位，招標技術(shù)文件不允許使用與國際、國家、行業(yè)不相適應的計量單位。
③對擬招標設備的配置進行規(guī)范，是否存在設備配置過高或高低、不同行業(yè)設備列入同一標包、參數(shù)屬于特定制造商；避免招標設備配置過低或沒有對設備配置進行合理要求，造成設備到貨后不能正常使用或投標價格不統(tǒng)一，甚至造成評標委員會無法正常評標，影響招標進度；避免招標設備配置過高造成招標人不必要的投入；避免不同行業(yè)設備列入同一標包造成投標人不足而流標；避免出現(xiàn)排斥潛在投標人的現(xiàn)象。
④審查招標的技術(shù)規(guī)范與圖紙是否相符，招標人對技術(shù)要求沒有和有關(guān)圖紙進行結(jié)合，形成文不對圖，如不嚴格審核可能會造成潛在投標人無法準確報價，引起質(zhì)疑，使招標工作無法順利進行。將《產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務、知識產(chǎn)權(quán)承諾函》作為投標人參與招標采購的必備條件，在資格審查中體現(xiàn)出來。確保采購到質(zhì)量合格、生產(chǎn)技術(shù)先進、符合安全規(guī)定、售后服務優(yōu)良、不侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)的貨物。
4.強化招標監(jiān)督約束。為保證招標的公開、公平、公正和誠實信用。在開標前準備階段規(guī)定：開標前一工作日，業(yè)務部門協(xié)同招標人聯(lián)系本次招標監(jiān)督；專家評委由客戶服務部在專家?guī)煜嚓P(guān)專業(yè)專家中隨機抽取。業(yè)主評委在開標現(xiàn)場主要工作是：參與評標并正確表達業(yè)主意愿、說明設備使用環(huán)境及要求。業(yè)主評委與專家評委享有平等表決權(quán)，無任何評標特權(quán)。在評標階段，項目負責人填制《中標結(jié)果確認函》，經(jīng)招標人確認后交監(jiān)督人審核；在發(fā)放中標通知書階段規(guī)定：項目負責人在媒體上公示中標結(jié)果，投標人可以提出質(zhì)疑和投訴，公示期結(jié)束、質(zhì)疑和投訴解決處理后，發(fā)放《中標通知書》。如有廢標，業(yè)務部長分析廢標原因，提出解決辦法。
（四）建立健全激勵、考核與評價機制體系
要建立起完整而有效的流程，必須不斷地調(diào)整優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，出臺嚴格的管理制度，建立激勵、考核和評價體系，以保證流程的順利執(zhí)行。建立自我評價提升機制，認真總結(jié)采取的措施、方法和經(jīng)驗，有針對性地撰寫分析報告，不斷推進工作創(chuàng)新。
一是建立招標師考試通過激勵機制。通過組織招標師考前培訓工作，對通過考試的人員給予相應的物質(zhì)獎勵，提升招標師通過比例。二是建立健全專業(yè)技術(shù)人員知識培訓體系。制定《教育培訓工作規(guī)劃》，在實際工作中重點開展適合公司發(fā)展需要的崗位專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓，采取遠程教育、引師入門、參加培訓班等形式，有計劃、有步驟地開展培訓工作。三是建立經(jīng)營業(yè)績考核體系。制定《績效考評辦法》、《員工獎懲實施暫行規(guī)定》，對部門及員工進行評價，根據(jù)評價結(jié)果進行獎懲。經(jīng)過評價，改進不足，優(yōu)化流程，以保證流程能夠順利執(zhí)行。
招標流程優(yōu)化管理的推行，對預防商業(yè)賄賂、規(guī)范招投標市場、推進廉政建設將起到重要作用。對增加招標活動的透明度，促進招標活動的規(guī)范化，從源頭上有效地杜絕腐敗現(xiàn)象的發(fā)生具有深刻意義，也是對我國招投標事業(yè)的積極探索與完善。因此，招標流程優(yōu)化管理的實踐，已經(jīng)超越了單純的企業(yè)管理行為，具有了更多的行業(yè)提升和社會引導價值。
來源：招標采購管理
