“要降低生產(chǎn)成本就要深化分工。分工越深化，生產(chǎn)成本越低，隨之而來的便是交易更頻繁，交易要投入的資源就更多，增加交易成本。那么誰來促進交易呢？是服務業(yè)。服務業(yè)的功能首先是為市場交易提供基礎設施。在市場經(jīng)濟中，市場交易要順利進行，需要一套基礎設施，簡單的如交通運輸，比較復雜的如金融體系、結算體系、投融資體系；此外還有律師、會計師等中介服務。”著名經(jīng)濟學家、中國國務院發(fā)展研究中心研究員吳敬璉教授的這段話，對中介服務的性質(zhì)和功能做了精當?shù)年U述。
招投標機制是國際公認的市場經(jīng)濟資源配置的有效手段，目前在市場經(jīng)濟國家的B2B領域中大量應用。規(guī)范的招標投標行為有利于交易。《中華人民共和國招標投標法》第十三條規(guī)定：“招標代理機構是依法設立、從事招標代理業(yè)務并提供相關服務的社會中介組織。” 所以，招標代理機構就是為市場交易提供基礎設施的中介組織中的一種，它的作用和功能是：受招標人委托，兼顧招標人、投標人雙方的需求，在遵守招標投標及相關法律法規(guī)規(guī)章的基礎上，通過自身的專業(yè)服務，幫助招標投標交易雙方提高交易信息的對稱程度，最終促成交易。
二、招標代理機構的三個發(fā)展階段
根據(jù)客戶需求的層次以及自身的專業(yè)水平，招標代理業(yè)務的服務按深度可分為三個層次，也是招標代理機構發(fā)展必經(jīng)的三個階段：
1、程序性服務。招標代理機構遵循國際規(guī)則、慣例和中國的法律法規(guī)規(guī)章，嚴格按規(guī)定為客戶提供程序服務，即通常認為的提供流程化操作、程序性服務，如發(fā)布招標公告（資格預審公告）、發(fā)售招標文件（資格預審文件）、組織現(xiàn)場踏勘、開標、組織評標、發(fā)送中標通知書或中標結果通知書等。一些招標代理機構的服務范圍雖然也涉及招標文件的編制，但往往是“一本標書范本打天下”， 很難編制出適用于特定招標項目特征需求的招標文件或招標方案。這種服務對于招標人的價值，主要在于滿足內(nèi)外部監(jiān)督等方面的需要。該層次的服務必然導致同質(zhì)化競爭，故招標代理服務市場陷入價格競爭的泥潭、招標代理機構靠打折收費承攬業(yè)務也就不足為奇了。
在目前傳統(tǒng)的紙質(zhì)招標方式下，國內(nèi)絕大部分招標代理機構業(yè)務人員的主要精力，便耗費在這些程序性、流程化的操作工作上。
2、專業(yè)型服務。招標代理機構在完成前述程序性服務的基礎上，進入客戶的采購執(zhí)行流程，為客戶提供個性化的招標服務，包括前期策劃、潛在投標人分析、招標文件（包括技術標書）編制、協(xié)助簽訂合同、合同履行跟蹤、中標人后評估等專業(yè)服務。能夠提供這類服務的招標代理機構，對于招標人的價值相當于一個采購外包服務提供商。提供該層次服務的招標代理機構往往會選擇有限幾個專業(yè)或行業(yè)配置相關專業(yè)人士深耕細作，積累大量同類項目的招標文件、投標人信息、投標價格數(shù)據(jù)和專業(yè)操作經(jīng)驗，提供比一般代理機構、招標人自行招標更為專業(yè)、更深層次的差異化服務。
為客戶定制專業(yè)服務方案、編制適用于特定項目特征需求的招標文件，這本是招標代理機構存在的基石，也是其的看家本領和生命力所在。提供該層次服務的招標代理收費比提供低層次服務的收費要高許多。但現(xiàn)有國內(nèi)一般的招標代理機構較難達到這一層次，因為主要的時間和精力被傳統(tǒng)紙質(zhì)招標方式下大量的程序性工作所耗費了。
3、顧問式服務。招標代理機構進入招標人的采購管理流程，為客戶提供采購方式策劃、招標管控模式和制度體系梳理等管理咨詢顧問服務。該層次是招標服務的最高境界，像麥肯錫、科爾尼、羅蘭貝格等那樣作為管理顧問，為項目業(yè)主提供招投標領域的專業(yè)管理咨詢。這樣的招標代理機構已不再是純粹的服務中介，而是項目業(yè)主的采購管理顧問或成本管理專家，幫助招標人優(yōu)化招標采購的管理體系。提供該層次服務，不但能增加招標管理咨詢收入，還能綁定招標代理業(yè)務，即招標人通常會選擇提供招標管理咨詢的單位開展招標代理業(yè)務。
提供顧問式服務要求招標代理機構不但要精通招標業(yè)務，還要熟悉成本管理、價值鏈管理、供應鏈管理等理論和實務。
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服務類型 |
服務內(nèi)容 |
客戶價值 |
資源與 能力要求 |
被替換的難易程度 與收入水平 |
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程序性 |
按規(guī)定提供流程化操作、程序性服務。 |
滿足客戶內(nèi)外部監(jiān)督、管理等方面的要求。 |
具備招標資質(zhì)，熟悉招標投標的相關法律法規(guī)和規(guī)章制度。 |
客戶更換服務供應商容易，招標代理機構的議價能力弱，經(jīng)常面臨惡性的價格競爭，業(yè)務開拓難度大，客戶維護成本高。 |
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專業(yè)型 |
進入客戶的采購執(zhí)行流程，為客戶提供個性化的招標服務。 |
采購外包服務提供商，幫助客戶更好履行采購職能。 |
了解客戶的生產(chǎn)經(jīng)營需要，熟知標的物的供應狀況，建立良好的知識管理體系。 |
客戶充分認可供應商的專業(yè)能力和專業(yè)服務的價值，替換服務供應商的難度增加，招標代理機構的議價能力上升，收益相對穩(wěn)定。 |
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顧問式 |
進入招標人的采購管理流程，為客戶提供采購管理咨詢服務。 |
成為客戶的采購管理顧問和成本管理專家，幫助招標人優(yōu)化招標采購管理體系。 |
熟悉成本管理、價值鏈管理、供應鏈管理等理論和實務。 |
雙方的活動緊密結合，客戶對供應商的專業(yè)能力形成依賴，很難更換服務供應商，基本不再把價格作為談判籌碼，因此招標代理能夠獲得比較穩(wěn)定的高額利潤。 |
招標代理服務的上述三個層次，難度逐級遞增，對招標從業(yè)人員的要求也逐級提高。這就要發(fā)揮人力資本的作用，也就是發(fā)揮知識、技能和經(jīng)驗的作用，即要充分發(fā)揮信息化的作用。
當前國內(nèi)絕大部分招標代理機構面臨兩大難題。一是疲于應付程序性事務。業(yè)務人員的主要精力被大量的程序性、流程化操作工作所吞噬，沒有時間去深入鉆研專業(yè)問題。二是缺乏提升服務層次的長效機制。大多數(shù)招標代理機構沒有建立相應的知識管理體系，業(yè)務人員往精深方向發(fā)展也缺少必要的條件。因此，引進信息化管理手段，充分利用電子信息技術，把業(yè)務人員的時間和精力從瑣碎的、增值很少的事務性工作當中解放出來，并給他們提供足夠多的學習機會和學習條件，充分發(fā)揮從業(yè)人員在專業(yè)知識、信息技能和實踐經(jīng)驗等方面的積淀和效用，招標代理機構才有可能實現(xiàn)人力資本的更快積累、更好發(fā)展。
目前，國內(nèi)已有少部分招標代理機構能夠提供第二層次甚至第三層次的服務了，它們在發(fā)展過程當中就充分發(fā)揮了信息化的作用。
三、借助現(xiàn)代信息技術提升服務層次、提高競爭能力
招標代理活動的本質(zhì)是獲取和處理信息，促進降低交易成本。作為國家信息化專家咨詢委員會的副主任，吳敬璉先生曾指出：“現(xiàn)代經(jīng)濟增長的主要源泉是科學技術的廣泛應用、服務業(yè)的迅速發(fā)展，以及現(xiàn)代信息通訊技術對各個部門的改造”；“信息技術的作用主要的也是處理交易成本，就是降低交易成本、提高交易的效率”；“交易成本的基本內(nèi)容是信息成本，而現(xiàn)代信息通訊技術就是直接處理信息的。它可以改造各個部門，幫助各行各業(yè)降低信息成本，從而提高整個國民經(jīng)濟的效益。”招標代理機構作為一個提供專業(yè)化服務的中介組織，無論從降低自身運行成本謀求價格競爭優(yōu)勢還是從提升服務層次拓展服務領域的角度出發(fā)，掌握和利用現(xiàn)代電子信息技術手段，已成為必修之課。
計算機處理結構化、規(guī)范化、程序化信息不僅穩(wěn)定可靠，而且效率很高。招標代理活動當中的許多環(huán)節(jié)恰恰是高度結構化、規(guī)范化和程序化的。因此，要降低招標投標的交易成本、提高招標投標的效率，解決招標代理機構面臨的擺脫繁雜的基礎性事務和提升專業(yè)服務層次兩大難題，應當依賴信息技術與招標投標活動緊密結合，實現(xiàn)招標投標活動的信息化，即推進以實施電子招標投標為主的全面信息化管理。
筆者原來負責的單位上海寶華國際招標有限公司，在經(jīng)營效益以及人力資本的積累和運用等方面就曾深深得益于信息化。我們從2003年開始探索招標業(yè)務的信息化建設，逐步將招標業(yè)務的各環(huán)節(jié)實現(xiàn)電子化，并同步建設辦公系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財務管理等系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)對接，到2008年實現(xiàn)全流程網(wǎng)上招標投標，各方干系人的相關活動全部可以通過互聯(lián)網(wǎng)完成。從連續(xù)四年2400多個全流程網(wǎng)上招標投標項目的實踐來看：招標代理機構通過實施電子招投標獲得如下利益：
1、提高工作效率，提升服務層次。原來大量的基礎性、程序性工作由計算機系統(tǒng)幫助完成了，如開標環(huán)節(jié)原來一般至少需要半小時，現(xiàn)在只要幾分鐘即可。招標文件制作、評標、歸檔、信息資料查詢等環(huán)節(jié)花費時間也大大縮短。經(jīng)測算，實施電子招標投標后，與傳統(tǒng)紙質(zhì)招標相比，每個招標項目平均節(jié)省近60個工時。省下來的時間干什么呢？可放在市場開發(fā)、對業(yè)主需求的了解、把握、對供應商市場的研究、招標文件策劃等重要工作上，即可以騰出精力來開展前述第二層次的專業(yè)服務了。
2、促進知識共享，提升服務水平。代理項目的所有信息都記錄在系統(tǒng)中，均可實時在線查詢。招標投標信息無需再到倉庫查找，也不易丟失。電子招標投標利于隱形知識顯性化，也便于知識流動，促進招標代理機構業(yè)務水平的整體提升。
3、規(guī)范操作流程，完善管理手段。電子招標投標與傳統(tǒng)的紙質(zhì)招標在本質(zhì)上沒有區(qū)別，原來紙質(zhì)招標方式下如何按規(guī)范操作的，現(xiàn)在還是按原規(guī)范操作。電子招標投標給招標代理機構的管理者增添了管理手段：對下屬的管理要求可通過電子招標投標系統(tǒng)實現(xiàn)；投標文件要根據(jù)招標文件的格式要求做；前面的工序沒完成，后面的工作就不能跳著做，可有效減少業(yè)務員操作的隨意性。
4、降低運行成本，增加企業(yè)利潤。由于信息化大大提高了效率，促進了招標代理業(yè)務人員的知識水平和業(yè)務能力的提升，從而提高客戶滿意度，促進鞏固并提升市場份額。在傳統(tǒng)紙質(zhì)招標方式下，如某業(yè)務員只能滾動做3~4個招標項目，在電子招投標方式下就能做5~6個招標項目，給招標代理機構增加了創(chuàng)收；電子招標投標又能降低招標代理機構的運作成本：招標投標活動各環(huán)節(jié)的時間縮短了，可少支付開標、評標場地的租賃費，少支付或不支付招標文件印刷費。據(jù)統(tǒng)計，平均可降低招標投標交易成本2.73萬元/標段。
5、踐行社會責任，提升企業(yè)形象。由于電子招標投標可實現(xiàn)招投標活動的全程無紙化操作，足不出戶即可完成招標投標活動，節(jié)約了紙張和能源消耗，減少了樹木砍伐、油氣開采和碳排放，實現(xiàn)了綠色采購，可為資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會建設做出貢獻；電子招標投標也提高了采購的透明度，增加了各類投標人參與公平競爭的機會，可為實現(xiàn)社會的更加公平正義做出貢獻，從而進一步提升招標代理機構的社會形象。
招標投標活動具有規(guī)范化、程序化的突出特點，國家有關部門正在陸續(xù)建立和完善工程、貨物和服務招標標準文件或合同范本，電子信息手段在招投標領域的推廣和運用已經(jīng)具備了很好的前提條件。
近年來，我國實施電子招投標的法律環(huán)境、社會環(huán)境和技術條件也已比以往改善了許多。今年頒布實施的《招標投標法實施條例》明確規(guī)定：“國家鼓勵利用信息網(wǎng)絡進行電子招標投標”；國家發(fā)展改革委正在抓緊制定《電子招標投標辦法》和相關技術規(guī)范，預計在今年底前后聯(lián)合國務院有關部門發(fā)布實施，將為電子招標投標的健康發(fā)展提供良好的制度環(huán)境。計算機和互聯(lián)網(wǎng)已對人們的工作和生活習慣帶來了深刻的變化，電子商務已經(jīng)成為人們司空見慣的事物。市場上已有成熟的電子招標投標軟件及豐富多樣的服務模式可供選擇，招標代理機構不用投入成百上千萬的資金，只要花幾萬塊錢甚至免費就可以使用電子招投標軟件。
近年來，我國廣州、江蘇、寧波等地已經(jīng)著手推行電子招投標，并取得了一定的成效；在國外，主要國際組織普遍在其采購實踐中實現(xiàn)了電子化；在歐美部分發(fā)達國家和地區(qū)，電子采購已被普遍認可，發(fā)展得已相對成熟；在亞洲，韓國已建立目前世界上綜合程度最高的電子采購系統(tǒng)，取得了顯著成效，被選定為聯(lián)合國電子采購世界代表范例。招標代理行業(yè)應當充分認識行業(yè)的發(fā)展趨勢，抓住有利時機，主動迎接挑戰(zhàn)，積極探索和引進信息手段，實現(xiàn)自身服務層級的提升。招標代理機構的一把手應當突破傳統(tǒng)思維、改變傳統(tǒng)習慣，加強內(nèi)部業(yè)務流程的固化、細化和優(yōu)化，對電子招標投標這一核心系統(tǒng)應抱“晚實施不如早實施”的態(tài)度，在市場競爭獲取領先優(yōu)勢，至少在政府監(jiān)督方式比較先進的機電產(chǎn)品國際招標、貨物國內(nèi)招標和部分服務招標、不進場（招標投標有形交易場所）交易的施工招標項目上先行開展電子招標投標。帶頭在電子招標投標系統(tǒng)中審批文件和獲取信息，并引導招標人共同關注招標前期策劃。
總之，現(xiàn)代信息技術能給招標代理機構帶來諸多好處，幫助招標代理機構提升競爭能力；且從國際國內(nèi)的實踐經(jīng)驗和發(fā)展形勢來看，電子招標投標是大勢所趨。國際上電子信息手段已經(jīng)被廣泛應用在招投標領域，世行、亞行貸款項目采購指南也明確認可電子招標投標；國內(nèi)部分地區(qū)和企業(yè)也已探索多年，積累了一定的經(jīng)驗。
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作為促進交易的中介組織，招標代理機構應當不斷努力降低交易成本、提升服務層次，為此必須依靠現(xiàn)代信息技術，牢牢抓住電子招標投標的發(fā)展機遇?？梢灶A見，電子招標投標將給招標代理機構帶來第二次創(chuàng)業(yè)和第二輪增長的大好機遇，先行動者先獲益，而對電子招標投標無動于衷的招標代理機構則會很快面臨淘汰?；ヂ?lián)網(wǎng)對傳真機的沖擊，B2C電子商務對傳統(tǒng)零售的威脅，便是前車之鑒。
作者：中國招標投標協(xié)會駐會專家、上海寶華國際招標有限公司原總經(jīng)理 張利江
來源：中國招投標協(xié)會
