在實際工作中，不少地方對行政事業(yè)單位的車輛耗油實行了“定點”管理，可這些預算單位對其“定點加油”采購業(yè)務所進行的會計核算，卻普遍顯得不夠規(guī)范，嚴重地影響了會計信息的編報質量，甚至于有的還產(chǎn)生了某些違紀問題，那么，行政事業(yè)單位究竟怎樣才能規(guī)范核算其“定點加油”的采購業(yè)務呢，在此，筆者同大家一起探討。
一、實際工作中不少的“定點加油”業(yè)務核算辦法，不但不夠規(guī)范，而且還容易導致種種舞弊行為，急需要加以統(tǒng)一規(guī)范和完善。大家都知道，“定點采購”是一種特殊的政府采購行為，無論是行政或事業(yè)單位的會計制度，還是《政府采購資金財政直接撥付核算暫行辦法》都沒有對這類新型的采購業(yè)務作出具體的核算規(guī)定或要求,因而導致了不少采購用戶在核算其“定點加油”采購業(yè)務時，就很隨意，也很簡單地憑借“政府采購專戶”出具的結算收據(jù)將其轉給“政府采購專戶”的“定點加油”資金列作了采購支出，并就此完結了對該項采購業(yè)務的會計核算工作，這樣的核算辦法，結果連自己也搞不清楚單位每個月實際耗用了多少油料，“加油卡”上還剩下多少油，等等情況，給財務管理帶來了諸多的不便；同時，由于這種核算辦法是把預付的采購資金一次性就作了支出處理，而不是以“實耗”記賬，從而在具體的核算中，就不需要加油站提供的“加油記錄卡”，這就導致了采購單位無法控制、掌握到單位實際油料的使用情況,人人都可以憑借與“駕駛員的關系”去拿“卡”加油,甚至于有的駕駛員自己用“卡”去“賣油”，單位也發(fā)現(xiàn)不了，直接導致了采購用戶油料的流失，反而使“定點加油”措施掩飾了不少的違規(guī)問題，因此，筆者認為，各采購用戶在核算這類“定點加油”的采購事項時，必須要根據(jù)加油站提供的“加油記錄卡”上顯示的實際加油情況，向加油站索要實耗加油“發(fā)票”，并以“加油記錄卡”和發(fā)票同時作為支出原始憑證，這樣一方面可以核算清楚單位實際的耗油費用；另一方面還可以通過對“記錄卡”上的加油記錄進行審核分析，以進一步防范、遏止“定點加油”過程中的各種舞弊行為，從而更有效地發(fā)揮了會計核算對財務支出情況的監(jiān)督與反映功能，如，每次加油僅有幾公升的，一般都是私人的“摩托車”加油，連續(xù)幾天加油的，甚至于一天加幾次油的，一般也有可能存在一些不正常問題等等。
二、在討論如何規(guī)范核算這類業(yè)務之前，還必須要清楚地了解“定點加油”采購資金的運動過程?！岸c加油”業(yè)務雖是一種新型的采購行為，但，一般都是這樣進行操作的，先是用油單位預付采購加油資金，然后，定點的加油站再發(fā)給用戶一個“加油充值卡”，如，基本上都是用的“IC加油卡”，用戶平時就憑“卡”加油，這是一種特殊的政府采購行為，其采購資金一般要順序經(jīng)過下列五個環(huán)節(jié)：一是采購用戶先行把采購加油資金轉給“政府采購專戶”；二是“政府采購專戶”將“定點加油”采購資金按有關協(xié)議或規(guī)定，撥付給定點的石油公司或加油站；三是加油站收款后，向各采購用戶發(fā)放“IC充值加油卡”等；四是采購用戶憑“IC充值加油卡”到定點加油站加油；五是加油站按月為采購用戶打印“加油記錄卡”及按“實耗”開具稅務發(fā)票。
三、對“定點加油”采購業(yè)務核算的建議。根據(jù)上述加油采購資金的運動過程，采購用戶就可以憑借各有關憑證資料，作如下會計分錄進行相應的會計核算。
1、采購用戶把“加油”資金轉交給“政府采購專戶”時的核算。按照《政府采購資金財政直接撥付核算暫行辦法》的規(guī)定，所有政府采購資金都要由“采購專戶”集中后，再直接撥付給供應商，這樣，采購用戶在轉出其采購“加油”資金時，就要作下列會計分錄：
借：暫付款(事業(yè)單位記“其他應收款”)──政府采購專戶
貸：銀行存款
2、采購用戶在“政府采購專戶”撥出采購資金后的核算。大家知道，“政府采購專戶”只是一個“按規(guī)定”集中采購資金，并按規(guī)定或協(xié)議的要求“代為撥付”采購資金的過渡性賬戶，在其為采購用戶向加油站支付了采購資金時，由于這時的采購用戶還沒有向加油站加油，僅管加油站已發(fā)給用戶一張“IC加油卡”，但加油站仍負有要提供加油的義務，而用戶也同時有向加油站索取加油的權利，因此，采購用戶在沖銷“采購專戶”債權往來的同時，必須要對通過“采購專戶”支付給定點加油站的預付資金進行債權核算，作如下會計分錄：
借：暫付款(事業(yè)單位記“其他應收款”)──ХХХ加油站──IC加油卡
貸：暫付款(事業(yè)單位記“其他應收款”)──政府采購專戶
3、采購用戶每月終了都要根據(jù)實際加油情況進行費用結算。采購用戶在平時是憑加油站的“IC卡”加油的，在月終加油站一般會給每個用戶單位打印出一張“加油記錄卡”，該卡詳細地記錄了用戶平時的加油情況，用戶必須憑此單據(jù)索要發(fā)票，用以作為實際耗油的支出憑證，作下列會計分錄：
借：經(jīng)費支出(事業(yè)單位記“事業(yè)支出”)──基本支出──日常公用支出──交通費
貸：暫付款(事業(yè)單位記“其他應收款”)──ХХ加油站──IC加油卡
核算到這里，在月終暫付款(或其他應收款)賬上，某某加油站明細科目的余額就代表采購用戶預付給加油站的資金，也就是“IC加油卡”上結存的油料，這樣，單位就可以通過會計核算資料來掌握、控制到“IC加油卡”上采購資金的使用和結存情況了。
來源： 中國政府采購網(wǎng) 崔建才
