法治視閾下采購(gòu)數(shù)字化體系的構(gòu)建
——以陜西師范大學(xué)為例
■ 曹睿 李婷 王秋婷
《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》等法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)章制度頒布實(shí)施以來(lái)，政府采購(gòu)工作已全面步入法治化軌道和數(shù)字化賽道。通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)施高校采購(gòu)，搭建更加透明有效的數(shù)字化管理體系，利用法治化、數(shù)字化建設(shè)手段服務(wù)采購(gòu)管理工作，不僅能在采購(gòu)方式、采購(gòu)流程中體現(xiàn)國(guó)家“放管服”政策要求，同時(shí)也能強(qiáng)化單位內(nèi)部控制建設(shè)，有效規(guī)避采購(gòu)各環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)。
學(xué)校采購(gòu)數(shù)字化體系的發(fā)展演變
陜西師范大學(xué)結(jié)合采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)際，構(gòu)建了采購(gòu)項(xiàng)目申報(bào)管理、采購(gòu)合同規(guī)范管理、外貿(mào)業(yè)務(wù)進(jìn)度管理“三位一體”的全流程采購(gòu)信息化管理體系。
一是打造進(jìn)口科教儀器外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)外貿(mào)進(jìn)度、合同進(jìn)度統(tǒng)一管理。2019年，陜西師范大學(xué)國(guó)有資產(chǎn)管理處（物資設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)管理辦公室）（以下簡(jiǎn)稱“陜西師范大學(xué)物采辦”）建設(shè)了進(jìn)口科教儀器外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。該項(xiàng)目利用數(shù)字化手段，實(shí)現(xiàn)外貿(mào)進(jìn)口業(yè)務(wù)的電子化、數(shù)字化、信息化，整合學(xué)校和外貿(mào)代理機(jī)構(gòu)執(zhí)行進(jìn)度，形成高效運(yùn)行的整體，做到外貿(mào)進(jìn)口業(yè)務(wù)全流程的信息共享，讓每個(gè)角色隨時(shí)清楚外貿(mào)進(jìn)口業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的信息和執(zhí)行進(jìn)度，提高外貿(mào)業(yè)務(wù)全流程信息公開(kāi)度和透明度，讓外貿(mào)進(jìn)口業(yè)務(wù)提質(zhì)增效。
進(jìn)口科教儀器外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)不僅可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)審核功能，合同進(jìn)度跟蹤，并且數(shù)據(jù)在采集錄入方面實(shí)現(xiàn)與采購(gòu)人、供應(yīng)商、外貿(mào)代理機(jī)構(gòu)的交互，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和全面性，對(duì)后期進(jìn)一步的數(shù)據(jù)分析和相關(guān)政策的提出，起到了支撐作用。
二是打造物資設(shè)備采購(gòu)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)階段智慧管理。2020年，陜西師范大學(xué)物采辦建設(shè)了物資設(shè)備采購(gòu)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)將全流程的采購(gòu)業(yè)務(wù)在線上按工作流程同步進(jìn)行，并隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，利用數(shù)字化手段對(duì)零星采購(gòu)、學(xué)院采購(gòu)、學(xué)校集中采購(gòu)、中央集中采購(gòu)等組織方式進(jìn)行全覆蓋、信息化管理，減少項(xiàng)目單位的工作復(fù)雜度，同時(shí)讓所有環(huán)節(jié)工作留痕，為監(jiān)察、內(nèi)控、審計(jì)等部門(mén)開(kāi)辟線上監(jiān)督通道，促進(jìn)監(jiān)督工作現(xiàn)代化和高效化，防范工作風(fēng)險(xiǎn)。
物資設(shè)備采購(gòu)管理系統(tǒng)打破了采購(gòu)活動(dòng)中信息發(fā)布傳遞的限制，讓采購(gòu)招標(biāo)的整個(gè)過(guò)程中都融入網(wǎng)絡(luò)思維。
三是打造采購(gòu)合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同簽署規(guī)范化、自動(dòng)化管理。2021年，陜西師范大學(xué)成立采購(gòu)招標(biāo)管理辦公室（以下簡(jiǎn)稱“采招辦”），統(tǒng)籌學(xué)校物資設(shè)備及服務(wù)、基建工程、維修工程等招標(biāo)采購(gòu)管理相關(guān)工作。2022年，采招辦為持續(xù)完善采購(gòu)數(shù)字化體系建設(shè)，構(gòu)建一套采購(gòu)集合同電子化管理和電子簽章管理為一體的合同管理信息系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)合同監(jiān)督與管理，規(guī)范合同簽訂和履約。
一方面對(duì)接現(xiàn)有的物資設(shè)備采購(gòu)管理系統(tǒng)和進(jìn)口科教儀器外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，直接調(diào)取采購(gòu)結(jié)果相關(guān)信息生成采購(gòu)合同，自動(dòng)化推進(jìn)合同簽署流程，實(shí)現(xiàn)合同起草、審批、簽署、備案、履約等功能為一體的一站式采購(gòu)合同管理平臺(tái)，最快可實(shí)現(xiàn)合同的起草到簽署流程一天內(nèi)完成。另一方面通過(guò)引入國(guó)家權(quán)威數(shù)字認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字認(rèn)證證書(shū)、簽署人面部識(shí)別、活體驗(yàn)證等實(shí)名認(rèn)證方式及手寫(xiě)簽名，并對(duì)接公證處、司法鑒定中心等機(jī)構(gòu)，隨時(shí)可對(duì)合同及合同簽署相關(guān)數(shù)據(jù)出具公證書(shū)、司法鑒定報(bào)告等必要證據(jù)，保障合同簽章的合法性、安全性，為合同簽署和執(zhí)行提供必要的法律支持。
多維度拓展采購(gòu)管理系統(tǒng)功能
在構(gòu)建“三位一體”采購(gòu)信息化管理體系的基礎(chǔ)上，陜西師范大學(xué)不斷擴(kuò)充各項(xiàng)采購(gòu)信息化功能模塊，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)環(huán)節(jié)“線上調(diào)研—線上采購(gòu)—電子合同—項(xiàng)目跟蹤—云檔案”的全流程一體化線上辦公模式，讓教學(xué)科研人員可以足不出戶完成采購(gòu)各項(xiàng)工作。
網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)系統(tǒng)：陜西師范大學(xué)網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)系統(tǒng)為采購(gòu)人和供應(yīng)商之間搭建了線上無(wú)接觸式的采購(gòu)交易橋梁，實(shí)現(xiàn)了“需求—響應(yīng)—報(bào)價(jià)—成交—合同”的一體化采購(gòu)功能體系。采購(gòu)人通過(guò)學(xué)校網(wǎng)上競(jìng)價(jià)系統(tǒng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)在線報(bào)價(jià)，按照滿足需求且最低價(jià)成交原則確定成交供應(yīng)商，這種電子化采購(gòu)方式提高了采購(gòu)效率，規(guī)范了采購(gòu)行為，為教學(xué)科研提供高效便捷的采購(gòu)服務(wù)，為采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行提供了便捷途徑。
評(píng)審專家管理系統(tǒng)：陜西師范大學(xué)評(píng)審專家管理系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)校內(nèi)外評(píng)審專家的有效管理。學(xué)?！皩＜?guī)臁敝袑＜业膶I(yè)分類更加科學(xué)、細(xì)致，可以充分共享校內(nèi)外專家資源，結(jié)合云計(jì)算、云平臺(tái)等技術(shù)，通過(guò)大數(shù)據(jù)作為支撐，使得專家信息數(shù)據(jù)更具有活躍性，有效實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。系統(tǒng)優(yōu)化了專家抽取邏輯和流程，具備自主撥打電話、發(fā)送短信等通知功能，支持設(shè)置回避單位和人員，支持盲抽、定時(shí)抽取和補(bǔ)充抽取，抽取時(shí)還設(shè)置了經(jīng)辦人與審核人的二級(jí)審核，確保評(píng)審專家抽取的保密、公平公正和及時(shí)準(zhǔn)確。
信息發(fā)布自動(dòng)化管理模塊：實(shí)現(xiàn)各個(gè)信息化系統(tǒng)之間、信息化系統(tǒng)與部門(mén)網(wǎng)站之間的采購(gòu)數(shù)據(jù)對(duì)接。采購(gòu)信息在相應(yīng)信息系統(tǒng)錄入后，市場(chǎng)調(diào)研公告、采購(gòu)公告、結(jié)果公告、合同公示、驗(yàn)收結(jié)果公示等各類公告能同步在采招辦網(wǎng)站發(fā)布和學(xué)校校園網(wǎng)主頁(yè)“招標(biāo)采購(gòu)”欄目自動(dòng)發(fā)布，主動(dòng)擴(kuò)大信息公開(kāi)范圍。
采購(gòu)意向公開(kāi)模塊：實(shí)現(xiàn)利用采購(gòu)意向公開(kāi)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研的功能。采購(gòu)意向信息發(fā)布后，供應(yīng)商可通過(guò)系統(tǒng)上傳符合采購(gòu)需求的商務(wù)、技術(shù)文件。項(xiàng)目單位可通過(guò)采購(gòu)意向公開(kāi)模塊收集市場(chǎng)信息，進(jìn)行線上市場(chǎng)調(diào)研。
采購(gòu)方式智能引導(dǎo)模塊：引導(dǎo)項(xiàng)目單位經(jīng)辦人按照項(xiàng)目屬性選擇合法、合規(guī)、合適的采購(gòu)方式。用戶選擇項(xiàng)目屬性并填報(bào)項(xiàng)目名稱、預(yù)算金額等基礎(chǔ)信息后，系統(tǒng)可根據(jù)用戶的選擇展示對(duì)應(yīng)內(nèi)容并進(jìn)行智能引導(dǎo)，逐步縮小選擇范圍，直到引導(dǎo)至最為合適的采購(gòu)組織形式和采購(gòu)方式。
采招檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)：搭建實(shí)時(shí)有效準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，便于隨時(shí)調(diào)用或再次利用，提高工作效率。促進(jìn)了部門(mén)檔案和采購(gòu)檔案的規(guī)范性存儲(chǔ)和系統(tǒng)性管理，有力推進(jìn)了陜西師范大學(xué)采購(gòu)檔案管理規(guī)范化、智能化、信息化、數(shù)字化。
數(shù)字化體系建設(shè)的啟示
陜西師范大學(xué)采購(gòu)信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的流程化管理，一方面通過(guò)數(shù)字化的方式可以將一些原本具有風(fēng)險(xiǎn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)采集，這樣可以進(jìn)行數(shù)據(jù)追溯和進(jìn)一步的監(jiān)督管理；另一方面，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的采集和分析，能夠督促采購(gòu)招標(biāo)內(nèi)部控制體系有效的運(yùn)行，形成信息資源的有效共享。
一是促進(jìn)采購(gòu)招標(biāo)業(yè)務(wù)提質(zhì)增效。陜西師范大學(xué)根據(jù)數(shù)字化的發(fā)展程度來(lái)構(gòu)建采購(gòu)招標(biāo)的多元化模式，充分利用相關(guān)的信息設(shè)備和信息技術(shù)來(lái)建立相應(yīng)的采購(gòu)招標(biāo)信息庫(kù)，落實(shí)“放管服”政策，以“助力新工科、服務(wù)雙一流”為根本立足點(diǎn)，為學(xué)校的教學(xué)科研工作服務(wù)，讓信息多共享，多跑路，讓師生少跑路，甚至不跑路。同時(shí)，能有效幫助教學(xué)科研人員減少工作負(fù)擔(dān)，提升工作效率，提高采購(gòu)產(chǎn)品品質(zhì)，達(dá)到采購(gòu)招標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)。
二是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)招標(biāo)全流程公開(kāi)透明。陜西師范大學(xué)加強(qiáng)數(shù)字化的管理水平，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將各類采購(gòu)公告、采購(gòu)文件、市場(chǎng)調(diào)研信息、專家論證意見(jiàn)、采購(gòu)結(jié)果公告、采購(gòu)合同等應(yīng)當(dāng)公開(kāi)的內(nèi)容進(jìn)行全網(wǎng)、全流程、全生命周期的全方位信息公開(kāi)，打破傳統(tǒng)的封閉式采購(gòu)方式，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)資金和管理的透明，接受全社會(huì)監(jiān)督，真正實(shí)現(xiàn)“陽(yáng)光下的采購(gòu)”。
三是助力完善內(nèi)部控制和監(jiān)督體系。陜西師范大學(xué)利用信息系統(tǒng)將全程監(jiān)督機(jī)制和工作透明度的提高貫徹到采購(gòu)招標(biāo)工作的始終，杜絕違規(guī)行為和現(xiàn)象，減少人情關(guān)系等問(wèn)題對(duì)采購(gòu)招標(biāo)工作帶來(lái)的影響。根據(jù)崗位職責(zé)分工設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限，分別設(shè)置立項(xiàng)、審核、審批、執(zhí)行、合同簽訂、印章管理、項(xiàng)目管理和入檔權(quán)限，實(shí)現(xiàn)不相容崗位相分離，做到相關(guān)業(yè)務(wù)多人參與，相互牽制。通過(guò)信息化、數(shù)字化、智能化技術(shù)手段規(guī)范權(quán)力運(yùn)行，讓權(quán)力運(yùn)行在制度的“籠子”里，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。
在國(guó)家全面深化改革的背景下，政府采購(gòu)制度改革的帷幕也進(jìn)一步拉開(kāi)，《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》正在修訂，一些部門(mén)規(guī)章、規(guī)范性文件陸續(xù)出臺(tái)，政府采購(gòu)迎來(lái)深化改革的新時(shí)代，采購(gòu)數(shù)字化建設(shè)將在法律制度的保障下更加規(guī)范、更加高效?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”技術(shù)也將進(jìn)一步助力高校采購(gòu)工作，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理事權(quán)制衡、高效協(xié)作、防范風(fēng)險(xiǎn)的數(shù)字化新發(fā)展格局，最終為推進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)加速高質(zhì)量發(fā)展蓄勢(shì)賦能。（作者單位：陜西師范大學(xué)采購(gòu)招標(biāo)管理辦公室）
來(lái)源：中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)
