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在采購活動管理過程中,各種不確定因素可能會引起供應鏈風險,尤其是在國際形勢復雜多變的情況下,為提高企業(yè)采購方面的供應鏈運營穩(wěn)健性,需采取一些風險應對策略。本文從采購活動過程中的需求計劃、采購、合同履行、庫存管理和供應商管理這五個方面探討采購與供應鏈風險的處理與防范,采取相應的措施或方法使風險減到最低或避免風險,以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行,為企業(yè)提供思路。
一、引言
采購管理從采購的物資需求計劃開始到實施采購、物資進貨及庫存控制以及對應供應商的管理都是供應鏈管理中至關重要的環(huán)節(jié)。對企業(yè)而言,一個完整的采購活動管理過程有確定采購的物料、定價定商、質(zhì)控與到貨、庫存管理、售后服務、供應商管理等環(huán)節(jié)。環(huán)節(jié)眾多可能會產(chǎn)生諸多不確定因素,導致產(chǎn)生供應鏈風險,且這些風險隨著時間推移不斷變化、相互影響和進一步傳遞,可能會引發(fā)延遲供貨甚至中斷的風險,直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。
現(xiàn)處于后疫情時代,各行各業(yè)受到了一定程度的沖擊,對供應鏈來說也是非常嚴峻的考驗。不少中小企業(yè)面臨成本提高、資金鏈斷裂的嚴重風險,很多原本的訂單和商務活動被取消,影響更是沿著供應鏈逐級放大;全球貿(mào)易戰(zhàn)、關稅、地區(qū)戰(zhàn)爭等風險,使國際供應鏈運營也面臨巨大的考驗。這就要求企業(yè)在采購活動中對供應鏈風險進行識別及有效防范。
二、需求計劃環(huán)節(jié)的風險防范
確定采購物料需求計劃是采購流程的首要環(huán)節(jié),采購部門接到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要的物資計劃任務后,應充分了解所要采購的物資用途、結構、性能等,以便在后續(xù)選擇采購方式、設置或洽談交易條件、確定價格及供應商和進貨控制中提供支持。尤其在態(tài)勢復雜多變的特殊時期,更要對全企業(yè)的物資需求品種、需求量、需求規(guī)律進行深入研究,梳理可以改代利庫的物資,統(tǒng)籌可以批量采購的物資;對國內(nèi)外眾多的供應商進行分析研究,研判其是否具備應對復雜態(tài)勢下的及時、保質(zhì)供應能力。物資供應部門需要繼續(xù)保證企業(yè)生產(chǎn)所需的各種物資能最大限度地降低企業(yè)采購資金被占用,適時適量進行采購供應。
而對那些采購難度較大、目前產(chǎn)品還不夠成熟、市場競爭度不夠的物資,如果在應用中問題較多,則需及時向同行業(yè)企業(yè)了解此類物資的使用情況,同時建議需求部門減少大規(guī)模應用,避免大量采購,把問題堵截在采購前期階段。并組織技術力量深入調(diào)研、分析,研判是否繼續(xù)使用此類產(chǎn)品。
三、采購環(huán)節(jié)的風險防范
對于物資采購工作,確定供應商和物資價格、質(zhì)量、交貨期、合同條款等永遠是采購管理的重要議題。隨著世界經(jīng)濟一體化進程的加速,任何企業(yè)都不能脫離國際市場,國際市場受疫情、地區(qū)戰(zhàn)爭、貿(mào)易戰(zhàn)、科技壁壘、金融危機、匯率等諸多因素的影響,聯(lián)動對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和采購供應鏈造成影響,如果處理不當,將會造成巨大損失。
采購作為企業(yè)與外部環(huán)境的接口,風險主要來自從發(fā)出采購訂單到收到貨物的采購提前期風險、原材料價格等波動風險、采購合同風險等。國內(nèi)采購活動的風險相對較低;全球采購活動因涉及跨國運輸、海關核驗核查等復雜環(huán)節(jié),會產(chǎn)生更多不確定因素,風險較大。這些風險會給采購方的生產(chǎn)經(jīng)營帶來極大的不便甚至導致生產(chǎn)設備停工、生產(chǎn)效率降低,不能按正常計劃生產(chǎn)運營等情況。
因此,在充分分析、預測企業(yè)采購風險的基礎上,必須進行采購與供應鏈風險的處理與防范。
(一)招標采購
采購預算金額超過50萬元的單套設備或批量物資,提供一般采取公開招標的采購方式。相對來說,招標需要的時間較長且缺乏彈性、采購文件繁瑣,若考慮不周可能會導致招標失敗,或出現(xiàn)應標供應商靠降低產(chǎn)品及服務質(zhì)量低價中標,而提供高質(zhì)量產(chǎn)品和服務的供應商因沒有價格競爭力而被淘汰,采購方因此采購到劣質(zhì)產(chǎn)品或不是最佳的產(chǎn)品,但該招標結果又不具更改性質(zhì),處境較為被動。
對企業(yè)來說,招標成功率不僅僅是KPI指標問題,招標失敗也會影響生產(chǎn)、建設物資的及時供應;產(chǎn)品質(zhì)量關系到企業(yè)生產(chǎn)安全,必須充分做好招標前的各項準備工作,以減少流標或采購到不符合技術要求的物資。按照《招標投標法》第五條規(guī)定,“招標投標活動應當遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則”,進行公平競爭審查、合法性審核,根據(jù)招標采購項目實際需要,設置相適應的資格、技術、商務條件,選擇合適的業(yè)主代表參評。
1.制定合理的招標方案
物供部門應與各級專業(yè)技術人員通力合作,對招標物資的技術條件進行合理定位、調(diào)查供應市場;在避免特定的專利、商標、品牌、零部件、原產(chǎn)地、供應商和設置具體特點與實際需要不相適應的資格、技術條件的情況下,關鍵設備相對要保持高質(zhì)量標準,綜合考慮產(chǎn)品制造行業(yè)現(xiàn)狀和實際資質(zhì)、體系認證標準等因素,合理設置招標文件的否決項及其他約束條件,做到既符合《中共中央 國務院關于加快建設全國統(tǒng)一大市場的意見》第二十六條“持續(xù)清理招標采購領域違反統(tǒng)一市場建設的規(guī)定和做法”的相關要求,也能最大限度地保證投標物資的質(zhì)量,以及有3家以上同競爭度的供應商按照招標文件要求自主優(yōu)選適用于生產(chǎn)特點的產(chǎn)品參與投標,充分競爭;加強招標文件的編制管理及審核,招標文件的條款要具體、明確,不產(chǎn)生歧義,便于投標商正確理解和響應。重要物資的招標文件應盡量先通過采購專家組集中討論后再報批。
合理的價格和條件設置,可以避免投標商哄抬標價或避免某些供應商不顧后果搶標而引起所招標物資的生產(chǎn)質(zhì)量和順利交貨問題。重要物資或金額較大的物資,編制招標方案時應設置最高限價以及適宜的評標辦法。利用大數(shù)據(jù)分析物資成本,綜合考慮招標物資的實際行業(yè)景氣程度、競爭度、供應鏈風險、是否涉及貿(mào)易戰(zhàn)范疇產(chǎn)品關稅、技術壁壘等因素,客觀、合理地設置最高限價和評標方法。
物資交貨期需預估設定一定的提前期風險因素,在滿足項目施工進度的情況下,給投標方響應交貨期最大機會。
對投標商的類型設置,應根據(jù)實際需求物資的特點,適當擴大投標商范圍,如允許國外產(chǎn)品的代理商或流通商參與投標,加大招標物資的尋源寬度。
2.評標階段的合理分工合作
近年來,招標多數(shù)采用遠程異地分散在線評標的電子化招標方式。電子招標是在密閉環(huán)境并受監(jiān)控的狀態(tài)下進行的,不允許評委或業(yè)主代表以外的人員進入?yún)f(xié)助評標工作。因此,對于采購部門評標前需與技術部門或用戶充分溝通,推薦最合適的人員作為業(yè)主代表參與評標。由于是遠程異地評標,應根據(jù)物資實際情況,建議招標時評委分工盡量合理,充分發(fā)揮評標人員的專長,使評標工作順利進行。
(二)執(zhí)行框架協(xié)議的物資采購
對企業(yè)內(nèi)執(zhí)行框架協(xié)議采購的物資,如電氣、儀表等專業(yè)產(chǎn)品,多數(shù)涉及芯片組成和受原材料價格聯(lián)動。因而,需針對不同性質(zhì)的框架協(xié)議物資,制定不同的防范對策。
固定價格的框架協(xié)議物資,如主要涉及核心元件芯片的供貨,應重點關注元件缺件和交貨期,根據(jù)需求時間提前風險預測,盡早計劃盡早下達采購訂單。
框架協(xié)議采購價格與原材料價格聯(lián)動的物資,有電動機、變壓器、開關柜、母線、電纜等,如果需求量少,關注重點應由原材料價格波動風險轉向產(chǎn)品制造周期和提前期風險。由于新能效要求,物資制造周期相較以往的時間更長,如電動機、變壓器等,交貨期大約需要4個月以上,貨源緊張,必須提前計劃,重點監(jiān)控。對于與原材料價格聯(lián)動且需求量大的框架協(xié)議物資,在項目需求時間允許的情況下,可以重點關注價格趨勢,在聯(lián)動價格相對低位的時間適時下達采購訂單,為企業(yè)節(jié)省采購資金。
(三)詢比價采購
小于50萬元預算的非框架協(xié)議物資,通常采取電子商務系統(tǒng)的公開詢比價方式,詢比價一般是指至少三家供應商進行比較以確保價格具有競爭性的一種方式,當然也包括經(jīng)過公示的獨家配件或獨家指定的特殊邀請詢價情況。公開詢比價相對于招標而言,具有采購周期短、采購成本低、方法靈活等特點。在這個過程中,在規(guī)章制度允許范圍內(nèi)選擇合適的供應商至關重要,一定程度上應考慮供應商提供設備、配件服務的能力。因為選擇不合適、不具備服務能力的供應商產(chǎn)生的不良影響會持續(xù)一定時間,而選擇高質(zhì)量、具備很強服務能力的供應商,它的良好影響也會持續(xù)多年,尤其是在復雜態(tài)勢下對風險的應對能力。采購員應掌握各種定價方法,充分分析價格因素,把準時機談判,以取得滿意且合理的采購價格,加強對物資交貨期、質(zhì)量、送貨、服務及風險賠償?shù)雀鞣N限制條件的分析,再制定合同條款。
四、合同履行及到貨過程的風險防范
采購合同要充分考慮合同標的物質(zhì)量條款的履行、供貨時間、產(chǎn)品價格等因素,以及如運輸保險的保護性條款設計、采購設備在調(diào)試保用期內(nèi)的條款安排、對履約保證的約束設定、延期違約賠償金的懲罰、不可抗力與合同爭端的解決、標的物的檢驗條款等,忽視以上任何條款有可能會引發(fā)采購合同風險而導致采購失敗。采購合同簽訂后,工作關注重點應轉移到提前期風險防控上,如對廠家備料、產(chǎn)品制造、監(jiān)造和出廠的節(jié)點監(jiān)控上;或對代理商、中間商的訂貨跟蹤上。
作為采購方要跟蹤供應商備料情況,對于重要物資還需跟蹤排產(chǎn)、制造及質(zhì)量控制。對于筆者所管專業(yè)物資,如電動機、電加熱器等物資,需委托監(jiān)造公司人員進駐生產(chǎn)廠家進行監(jiān)造或靈活地采取監(jiān)造公司技術人員在關鍵節(jié)點到相關生產(chǎn)廠現(xiàn)場進行訪問、見證,這樣既可以大大節(jié)約監(jiān)造費用,也能繼續(xù)保證產(chǎn)品質(zhì)量。
運輸進貨是采購過程中的重要環(huán)節(jié),隨機因素多、風險大,要加強這個環(huán)節(jié)的控制以降低風險。如新冠疫情期間,國內(nèi)外很多公司停工停產(chǎn),產(chǎn)品產(chǎn)不出、有貨發(fā)不出,風控時物流阻力大,物品難以運輸導致不能及時送達,影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。因而在進貨控制時,采購員、過程控制員要相互配合,與供應商保持信息暢通、督促供應商保持敏捷性、監(jiān)督供應商進貨進程。對節(jié)點進行風險預測,協(xié)助供應商制定應急處理方案直至貨物安全到達企業(yè)倉庫,避免因供應延期或失敗引起的中斷風險。
五、庫存管理的風險防范
為了應對突發(fā)的采購風險,保證企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營,在庫存管理環(huán)節(jié),企業(yè)要調(diào)查、整理需要物資,并根據(jù)歷史同期物品消耗情況與企業(yè)近期需要,編制庫存計劃,平衡科學采購、庫存資金占用與供應鏈風險之間的關系,適當保留高一點的庫存作為填充庫存,以抵消部分因市場響應不靈敏或其他原因的風險。
針對不同品種的物資,如物資本身價格不高但種類繁多且企業(yè)需求頻繁的通用物資,采用寄售方式,與供應商協(xié)商把庫存放在供應商定期結算。既保證企業(yè)需求又可以減少庫存資金占用風險。
對于重要的或戰(zhàn)略性物資,由于對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營影響重大,則應進行詳細的市場調(diào)研和需求預測,并設置一定規(guī)模的安全庫存,防止因缺貨而影響生產(chǎn),防止造成供應商壟斷風險。安全庫存的數(shù)量也要基于采購該物資的難易程度和供貨周期來作調(diào)整,難采購的、供貨周期長的宜儲備多一些,并要及時進行安全庫存的補庫采購工作。
六、供應商管理
供應鏈作為一條紐帶將企業(yè)和供應商緊緊連接在一起,每個成員之間是平等、信任、相互尊重的,企業(yè)與供應商之間的合作就會愉快,供應鏈的運作也會通暢。企業(yè)應從管理層開始建立與重要供應商長期戰(zhàn)略合作意識,選擇有優(yōu)勢、有實力、合適的供應商作為戰(zhàn)略合作伙伴以保證企業(yè)穩(wěn)定的貨源供應、獲取及時準確的市場信息、快速高效的物流及高質(zhì)量的產(chǎn)品和售后及技術服務。在復雜態(tài)勢下,與關鍵設備供應商建立或保持平等的長期穩(wěn)定合作關系尤其重要,供應鏈成員之間加強信息的交流與共享,共同優(yōu)化供應鏈的決策過程,從而減低或化解復雜態(tài)勢下供應鏈中的風險。加強對供應商的激勵,構成雙贏系統(tǒng)。
對于框架協(xié)議物資供應商,在確保供應商能夠提供最優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品、服務和最及時的供應基礎上,確定最優(yōu)質(zhì)的供應商,并與該部分供應商維護和發(fā)展為良好的、長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作伙伴關系。
而非框架協(xié)議物資供應商,在價格適宜、保證產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期的同時,優(yōu)先考慮距離近的供應商。因為地理位置近、送貨時間短,可以在緊急缺貨時快速送貨,在需要供應商現(xiàn)場服務時,也能快速、安全到達現(xiàn)場進行技術服務。
七、總結
供應鏈在日常運作中的風險是客觀存在的,且隨著供應鏈的全球化發(fā)展和新的復雜態(tài)勢加劇對世界經(jīng)濟以及各行各業(yè)的影響,這種風險將會越來越大。面對前所未有的復雜局面,我們要沉著應對,在采購活動中進一步加強對采購與供應鏈風險的防范管理,提高供應鏈彈性和柔性;因風險的影響力不同而采取不同的應對策略,降低由于各種不確定因素引發(fā)的供應鏈中斷風險的影響;加強學習,增進自身業(yè)務水平和應對采購與供應鏈風險的處理能力;處理和建立好與供應商的關系,特別是那些對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常運作影響重要的供應商,為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展創(chuàng)造一個好的供應鏈環(huán)境。
作者:黃愛珍
作者單位:中國石油化工股份有限公司廣州分公司物資供應中心
來源:本文首發(fā)于《招標采購管理》2024年第6期。