電子招標投標系統(tǒng)建設實踐及思考
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發(fā)布日期：2014年11月03日
摘要：國家《電子招標投標辦法》的頒布，進一步加速了電子化招標投標的發(fā)展，電子招標投標系統(tǒng)實現(xiàn)了招標投標業(yè)務全流程的電子化、無紙化，有利于貫徹執(zhí)行國家有關招標投標法律法規(guī)要求，減少人為因素的干擾，并且可以大大節(jié)約成本、節(jié)省工作量、提高工作效率。平臺的運營機構更要以集約服務和優(yōu)質服務為立足點，不斷拓展平臺運營的廣度和深度，以滿足各業(yè)務方的不同需求。本文就電子招標投標系統(tǒng)建設的難點、重點進行總結，并探討解決方案。
繼國家在2013年5月1日《電子招標投標辦法》（簡稱《辦法》）及《電子招標投標系統(tǒng)技術規(guī)范》（簡稱《技術規(guī)范》）頒布后，國家發(fā)展改革委于今年年初又公布了《電子招標投標系統(tǒng)檢測認證管理辦法》（征求意見稿）及其附件《電子招標投標系統(tǒng)檢測認證規(guī)范》（征求意見稿）。辦法公布后，不少企業(yè)已經(jīng)建立或正在建設電子招標投標系統(tǒng)，盡管仍存在觀望的情況，但電子招標投標的全面推廣和逐步普及已經(jīng)成為業(yè)內(nèi)不爭的事實?！掇k法》和《技術規(guī)范》無疑為企業(yè)建設電子招標投標系統(tǒng)提供了標準、規(guī)范，指明了方向。雖然不同行業(yè)、不同建設主體在電子招標投標建設和應用過程中，面臨不同的問題，但是電子招標投標系統(tǒng)建設中有很多共性的東西，如何攻克這些難點、建設過程中哪些是需要重點關注的環(huán)節(jié)，需要我們在實踐過程中不斷探索。
一、電子招標投標系統(tǒng)對各相關方的管理沖擊
招投標是一種高級的綜合采購形式，我國從20世紀80年代全面重啟招投標業(yè)務，這種采購形式已經(jīng)伴隨我們國家經(jīng)濟的磅礴發(fā)展，滲透到國民經(jīng)濟和社會生活的各個領域，成為一種極為重要的資源交易手段，到今天，隨著電子商務環(huán)境的成熟，傳統(tǒng)招投標將依托電子招標投標這種全新的技術手段，賦予全新的內(nèi)容，并從應用的深度和廣度，進一步拓展。區(qū)別傳統(tǒng)的招投標，電子招標投標系統(tǒng)的出現(xiàn)，對招投標的交易主體和監(jiān)管手段都將帶來不同程度的管理沖擊和經(jīng)營思路的轉變。
1.對招標人的影響
實施全過程電子招標投標后，系統(tǒng)可以如實記載并保存招標投標的各個環(huán)節(jié)，可實現(xiàn)實時監(jiān)管，所有的關鍵環(huán)節(jié)都透明高效，更加方便過程監(jiān)督，同時業(yè)務流程按照法律法規(guī)嚴格設置，大大促進招標采購的公開、公正以及公平性，一定程度上解決了招標人由于“黑箱”心理而對招標代理過程的非理性干預。系統(tǒng)支持資料的自動歸檔，解決了傳統(tǒng)歸檔模式時的工作繁雜、遺漏及錯誤等問題，大大提高效率，方便調閱，促進知識傳遞及共享。
2.對投標人的影響
電子招標投標業(yè)務對投標人而言，購標、投標、開標等重要環(huán)節(jié)都可以在網(wǎng)上、異地進行，對其直接的影響一方面是包括差旅、紙張印刷、通訊、存儲以及關系管理維護在內(nèi)的各類顯性、隱形費用都將大幅下降，另一方面電子招標投標系統(tǒng)更好地保護了投標人的利益，加大了公平、公正、公開的力度，讓投標人真正憑借實力獲勝。同時，電子化也要求投標人盡快轉變經(jīng)營思路，更加關注于產(chǎn)品和服務本身，促進其計算機應用水平的提高。
3.對招標代理機構的影響
引進信息化管理手段，充分利用電子招標投標系統(tǒng)，能把招標代理機構業(yè)務人員的時間和精力從瑣碎的事務性工作中徹底解放出來，使其更關注于最需要智慧和專業(yè)經(jīng)驗的工作上，進而提升招標代理機構的服務價值和水平。把事務性的工作移交給系統(tǒng)執(zhí)行，這將帶來招標代理機構的重新洗牌，要求代理機構從流程事務管理向專業(yè)化的采購咨詢方向轉型，最后從業(yè)務咨詢服務到全方位的管理咨詢發(fā)展。
4.對評標專家的影響
對于評標專家而言，電子招標投標系統(tǒng)中建立的網(wǎng)上評標系統(tǒng)，能實現(xiàn)智能化在線評標。逐步通過系統(tǒng)建立智能評標數(shù)學模型，完成投標文件中海量數(shù)據(jù)的自動提取、關鍵參數(shù)的直接比對，從而極大地提高評標的準確性和公正性，縮短評標時間和節(jié)約費用成本。網(wǎng)上評標系統(tǒng)為評標專家提供了更加方便、快捷的輔助評標功能，讓專家的評標工作變得更為容易。由于傳統(tǒng)評標過程中，不少專家年齡偏大，對計算機的操作水平較低，因此要求系統(tǒng)設計者充分考慮到他們的使用習慣，運營機構要全力做好培訓服務，同時也要求專家們與時俱進，不斷提升計算機使用技能。今后，隨著電子招標投標系統(tǒng)的全面鋪開使用，專家?guī)斓闹鸩焦蚕?，也將會使得專家之間形成一個良性競爭環(huán)境，實現(xiàn)優(yōu)勝劣汰。
5.對運營機構的影響
電子招標投標的發(fā)展為專業(yè)化的平臺運營機構創(chuàng)造了發(fā)展機遇。平臺運營機構要保證電子招標投標系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全、可靠，另一方面，也亟需向專業(yè)化方向轉變，需要涌現(xiàn)出一大批既懂得信息技術、又懂得招投標業(yè)務的專業(yè)人才，為電子招標投標系統(tǒng)的建設和運營保駕護航。
6.對招投標監(jiān)管手段的影響
由于電子招標投標全程透明、數(shù)據(jù)可追溯、關鍵節(jié)點可控、操作可留痕，因此將全面改變監(jiān)管的組織形式和監(jiān)管方式，將迫使監(jiān)管部門朝著更加專業(yè)化的方向發(fā)展，對招投標各主體的監(jiān)管從“嚴進寬出”，改為“寬進嚴出”。尤其隨著國家公共服務平臺的逐步建成和完善，各在線交易平臺的數(shù)據(jù)大交換，各種信息的充分挖掘和比對，將給監(jiān)管手段帶來革命性的變化。
二、建設電子招標投標系統(tǒng)的難點及應對
區(qū)別于其他的管理信息系統(tǒng)，電子招標投標存在瞬間操控不可逆的特點，這個特點更趨近于一些生產(chǎn)控制系統(tǒng)。盡管不同的建設單位會存在需求和技術架構不盡相同的情況，但都將面臨一些共性的技術難點和實施難點。
1.技術難點
（1）加解密的技術難點?！掇k法》第二十六條指出“電子招標投標交易平臺應當允許投標人離線編制投標文件，并且具備分段或者整體加密、解密功能”，同時，《技術規(guī)范》的“5.5投標”章節(jié)指出“應具備投標人按照招標文件約定的加密方式選擇按標段（包）分段或整體加密、遞交文件的功能”。為此，在選擇加密方式時，電子招標投標系統(tǒng)可以根據(jù)自身的情況來選擇整體或者分段的技術方案。在實踐過程中，需按照自身的招標項目特點，從管理上進行上傳文件大小的約定，并結合系統(tǒng)的設計架構、網(wǎng)絡環(huán)境和服務器承載能力，通過工具和人工的手段，進行反復測試和驗證，不斷試錯，找到最佳文件切片和加解密的平衡點，確保投標文件解密高效、安全、完整。
（2）遠程異地評標監(jiān)控的難點?！都夹g規(guī)范》對遠程異地評標指出“宜按以下要求具備網(wǎng)絡遠程異地評標的功能，對評標委員會實現(xiàn)有效的監(jiān)控”，但《技術規(guī)范》中并未對監(jiān)控的手段和方法提出具體、明確的標準要求。實際操作中，若要實現(xiàn)真正意義的遠程異地評標，對遠程評標室的本地環(huán)境管理和評標過程管理將顯得尤為重要，而不是建立一個類似視頻會議的在線監(jiān)控系統(tǒng)，表面上加強監(jiān)控了，實則并沒有管控到位。
（3）與周邊系統(tǒng)接口的難點。電子招標投標系統(tǒng)并不是孤立的系統(tǒng)，需要和周邊的多個系統(tǒng)進行對接，如企業(yè)內(nèi)部業(yè)務管理系統(tǒng)、企業(yè)財務管理系統(tǒng)、國家公共服務平臺、第三方支付平臺、銀行交易平臺等，既要符合《技術規(guī)范》中的數(shù)據(jù)接口要求，又要根據(jù)企業(yè)自身實際情況進行有效地系統(tǒng)對接，最重要的是要劃分好各種系統(tǒng)的業(yè)務邊界點，讓不同的系統(tǒng)執(zhí)行各自范圍內(nèi)的專業(yè)工作，而不能單純追求電子招標投標平臺的大而全。在接口的實施過程中，要遵循幾個原則，一是簡單原則，主要體現(xiàn)在接口的使用方法上，要讓接口使用者在不借助或借助很少文檔的情況下可以輕松使用；二是封閉原則，封閉原則要求的是接口功能的實現(xiàn)細節(jié)要完全對外封閉而且在對接口內(nèi)部處理邏輯進行修改時不會影響接口的調用邏輯；三是可置換原則，我們很難保證一個功能模塊所提供的功能會永不過時，因此在接口設計時應該盡可能地應用標準的接口規(guī)范，這樣將來可以輕松地用遵循接口規(guī)范的新模塊置換原有模塊，而不會影響其到他相關模塊的調用方式。
（4）費用管理的難點。電子招標投標系統(tǒng)涉及的費用項很多，如平臺使用費、標書費、保證金、中標服務費、專家費、專家差旅費、會務費等。電子招標投標系統(tǒng)的上線使用，勢必帶動招標代理機構業(yè)務管理上的轉變，對于費用管理繼續(xù)沿用現(xiàn)行的手工管理模式已不能滿足全流程電子化招投標的要求。因此，電子招標投標系統(tǒng)應具備支持網(wǎng)上支付結算的功能，建議選擇第三方支付平臺的建設模式，可省卻與多家不同銀行分別做接口的繁雜工作量，但在建設過程中應該循序漸進，尤其是投標保證金，因牽扯到基本賬戶的問題，需要協(xié)調的環(huán)節(jié)較多，不可能一步到位。
（5）機房等運行環(huán)境的難點?！都夹g規(guī)范》對電子招標投標系統(tǒng)的運行環(huán)境提出了一定要求，比如機房應滿足《綜合布線系統(tǒng)工程設計規(guī)范》GB/T50311-2007、《計算機場地通用規(guī)范》GB 2887-2011、《電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范》GB 50174-2008的要求，建設單位需要根據(jù)自身的實際情況，選擇是自建機房還是進行服務器、網(wǎng)絡設備托管。IDC(互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心)服務在信息化發(fā)展進程中應時而生，其包括主機托管、互聯(lián)網(wǎng)接入和機房到辦公室專線服務，主機基本運維服務，網(wǎng)絡和系統(tǒng)軟件的安裝、配置。對于自建機房能力不足的建設方，建議采用選擇具有工信部資質的單位提供IDC服務，以確保電子招標投標系統(tǒng)具有良好的運行環(huán)境，將更多精力集中到系統(tǒng)本身的運營上來。
2.實施過程關鍵點
電子招標投標系統(tǒng)的建設也應該遵循信息系統(tǒng)的基本建設規(guī)律，建設過程大致分為項目計劃、需求分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試、上線準備、試運行、運行維護等階段。《辦法》和《技術規(guī)范》規(guī)定了電子招標投標系統(tǒng)的基本標準，各企業(yè)在建設的過程中，一方面要滿足客戶復雜多變的個性化需求用戶，有所為而有所不為，做好項目風險控制，做好需求的評估分析、變更管理，對電子招標投標技術規(guī)范和各種法律要吃準吃透，對用戶不合理的、甚至和法律法規(guī)有抵觸的需求，不能一味遷，造成項目的失控。整個項目管理過程的規(guī)范化和標準化是一個難點，從項目啟動開始，就應該規(guī)范項目管理，加強配置管理和變更管理，在建設和上線使用后配套下發(fā)關于電子招標投標系統(tǒng)的管理制度，并嚴格按照制度執(zhí)行，以確保電子招標投標項目順利進展。
實施電子招標投標系統(tǒng)的過程很難一帆風順，建設單位要把控好以下幾個關鍵階段，以有效降低風險。
（1）需求階段。隨著項目的進展，需求設計的變更需要消耗的資源是呈遞增趨勢的，因此前期需求說明書的確定是一個基準點。電子招標投標涉及的用戶范圍較多，首先要從宏觀上把握具體需求方向和趨勢，了解現(xiàn)有的組織架構、業(yè)務流程、硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、現(xiàn)有的運行系統(tǒng)等具體情況。其次要結合現(xiàn)有的硬件、軟件實現(xiàn)方案，做出簡單的用戶流程頁面，和用戶一起探討業(yè)務流程設計的合理性、準確性、便易性。最后，建議組織專家評審，對需求中涉及的業(yè)務流程、數(shù)據(jù)項等進行評審確認并提出意見。需求說明書定稿后，要嚴格進行變更控制，以減少不必要的返工。
項目在需求設計階段一定要在資源保障的前提下，充分考慮好項目的邊界點，要緊緊圍繞規(guī)范要求的內(nèi)容，既要有一定的技術前瞻性，又要考慮現(xiàn)實情況，要讓專業(yè)的平臺做專業(yè)的事情，切不可貪大求全，最后不倫不類。
（2）測試階段。系統(tǒng)測試是另一個關鍵點，借助專業(yè)的測試管理工具，在上線投運之前需進行一系列有計劃、有組織的功能畫面之間、模塊之間、與外部系統(tǒng)的連接測試，驗證該系統(tǒng)涉及的業(yè)務流程是否貫通，應用功能是否符合需求分析、基本設計的要求，系統(tǒng)性能是否安全、可靠。系統(tǒng)測試階段可以分解成測試計劃編制、測試用例準備、測試計劃評審、測試數(shù)據(jù)準備、集成測試、用戶驗證測試、測試總結等階段。用戶測試工作可以與培訓同時開展，在用戶測試之前先進行必要的操作培訓，隨后開展分角色、分流程的用戶驗收測試，較大范圍地覆蓋系統(tǒng)各功能點，以降低系統(tǒng)上線后的運營風險。對于上線以后的系統(tǒng)功能變更，則應在開發(fā)完成后進行必要的回歸測試，確認無誤后才能上線。
（3）培訓階段。用戶培訓是系統(tǒng)上線的一項重要工作，也是后期需要常態(tài)開展的工作。根據(jù)用戶類型的不同，需分步、分類組織用戶培訓工作，并建立完善的培訓機制，形成規(guī)范的培訓材料。培訓工作包括對運營機構人員培訓和對招投標各相關用戶的培訓。運營機構人員培訓應當結合項目階段的需要，由系統(tǒng)承建方負責組織，以便運營機構在系統(tǒng)投運后完成系統(tǒng)的日常使用、維護工作。招投標各相關用戶的培訓包括對招標人、投標人、招標代理機構、評標專家、監(jiān)察部門等用戶的培訓，其中對廣大投標人的培訓是工作的一大重點，在組織過程中由于人數(shù)多、分布分散、水平參差不齊等原因，加大了培訓的難度，因此要將投標人的培訓工作常態(tài)化，并多種渠道、多種方式地開展，如采用現(xiàn)場培訓、網(wǎng)上教程、客服在線支持等方式，在后期要針對使用過程中的問題，不斷地改變培訓手段和策略，讓培訓更有針對性。對評標專家而言，他們的年齡分布、計算機使用能力等都層次不齊，網(wǎng)上評標之前的培訓和現(xiàn)場支持都需要不斷推進。
3.數(shù)據(jù)準備
《技術規(guī)范》中用了相當大的篇幅來闡述數(shù)據(jù)項的基本要求和編碼總體規(guī)則，尤其系統(tǒng)上線后要能通過檢測認證，這對數(shù)據(jù)結構和數(shù)據(jù)質量都有很高的要求，這也意味著電子招標投標系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)準備是十分重要的工作。因此要求系統(tǒng)建設方研究《技術規(guī)范》的要求，遵循標準編碼體系搭建平臺的信息資源庫，并待數(shù)據(jù)庫設計定稿后，將基礎數(shù)據(jù)的收集工作和系統(tǒng)開發(fā)工作同時開展，以便在系統(tǒng)上線前完成全部的數(shù)據(jù)初始化工作。
4.系統(tǒng)運行保障
對于很多建設方而言，電子招標投標系統(tǒng)的上線往往是新老業(yè)務的切換過程，因此試運行期間要明確好新老業(yè)務的業(yè)務范圍和職責分工，建立完善的客服組織體系、運維保障體系。系統(tǒng)投運后，為提高解決突發(fā)事件的能力，需從應用系統(tǒng)、硬件設備、網(wǎng)絡環(huán)境等方面制定應急預案，當遇突發(fā)事件時，啟動應急預案，最大程度減少突發(fā)事件對系統(tǒng)運行造成的影響。應急預案的內(nèi)容應盡量多地包括應用系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡故障、服務器故障、隔離裝置故障等各類原因引起電子招標投標系統(tǒng)不能正常使用的突發(fā)事件及其處理辦法，明確應急響應流程，并做好安全報告和歸檔工作。
電子招標投標平臺作為一個技術平臺，參與人員多，利益交織點極為敏感，系統(tǒng)的正常運行不可能只依賴技術平臺本身，需要依托技術上、管理上的多重保障。因此在做好系統(tǒng)的運維管理和緊急預案處理的同時，建議運營方按照國家有關要求，對系統(tǒng)進行等保測評，確保系統(tǒng)安全可靠；建立健全各種圍繞電子招標投標的規(guī)章制度，需要在交易主體的交互文件上做好約定，如各自免責條款，盡量考慮周全，以防萬一。同時，電子招標投標系統(tǒng)作為一個新生事物，在實施和運營過程中，上級領導要充分支持，各方要充分理解，給電子招標投標事業(yè)創(chuàng)造一個多方共贏的良好生態(tài)圈。
三、電子招標投標在集團采購中的地位和發(fā)展趨勢
電子招標投標不僅可以大量節(jié)約社會成本，同時對于規(guī)范招標采購行為，提高工作效率，增加招標采購透明度，預防招標采購腐敗等具有重要意義。集約化管理體制下，電子招標投標的地位將在很長一段時間內(nèi)變得越來越重要，其發(fā)展也將是一個長期的過程，不可能一蹴而就。電子招標投標的普及伴隨著公共服務職能的轉變、云技術的爆發(fā)增長、大數(shù)據(jù)分析技術的發(fā)展，徹底改變了集團業(yè)務中利用采購過程中信息不對稱帶來獲利的貿(mào)易行為，將為采購業(yè)務帶來革命性的變化，將從現(xiàn)在無序采購和銷售到尋源采購，最后使得采購變成更為關注產(chǎn)品本身，采購行為將真正由服務、價格、性能、配送等綜合因素決定。作為企業(yè)管理者，需要審時度勢，把握電子招標投標的戰(zhàn)略機遇，根據(jù)自身情況適時推進電子招標投標系統(tǒng)的建設，在新一輪的革命來臨之前迅速抓住機會，提前為未來的競爭做好充分準備。
來源：《招標采購管理》 作者：張燁 耿永玲 石慶松
